Tutorial: reajustes, garantias e seguros da locação na Viniun

Neste tutorial você vai cuidar das garantias e seguros da locação e do reajuste do aluguel na Viniun: ver o que vence, registrar e acionar a garantia, configurar o índice do contrato, aprovar o reajuste, cadastrar o seguro incêndio e conferir os avisos enviados. Leva uns 15 minutos por semana. Quem faz: o dono, o gerente ou quem administra a locação, com permissão nos módulos Locação e Contratos.

A rotina de faturas, a aprovação básica do reajuste e o repasse estão no tutorial de faturas e repasses de aluguel. As telas são da conta de demonstração da Viniun, com dados fictícios. Nada foi aplicado, salvo ou enviado: os botões finais estão só marcados.

O que você precisa antes de começar

• Plano com o módulo Locação.
• Contratos de locação na carteira (veja o tutorial de importar contrato de locação).
• A vigência de cada garantia e de cada apólice em mãos.
• Para cobrar o seguro na fatura por boleto e Pix: o Viniun Pay ativado.

Passo 1: veja as garantias e seguros da locação que vencem

No menu LOCAÇÃO, abra Garantias vencendo. A lista é da carteira inteira: contrato, tipo de garantia, cobertura e quantos dias faltam. Abra uma vez por semana.

1. Prazo — 30, 60 ou 90 dias à frente.
2. Contrato — clique para abrir o contrato e renovar.
3. Tipo — fiador, caução, seguro-fiança, título de capitalização ou cessão de direitos.
4. Cobertura — o valor coberto pela garantia.
5. Vence em — quantos dias faltam e a data. Em vermelho quando está perto.

Passo 2: registre ou acione a garantia no contrato

Na tela do contrato de locação, o bloco Garantias mostra quanto está disponível para acionar e quantos aluguéis isso cobre. Para incluir uma garantia, escolha o tipo, o valor e a vigência.

1. Disponível para acionar — a soma das garantias ainda não usadas.
2. Equivale a — quantos aluguéis a garantia cobre.
3. Garantia ativa — o tipo, o saldo e até quando vale.
4. Acionar — pede o valor e o motivo e registra o uso da garantia.
5. Registrar garantia — o tipo da nova garantia.
6. Valor coberto — o valor da garantia. Abaixo, a data de vigência.
7. Registrar — entra em análise — grava a garantia para aprovação. Na demonstração não registramos.
8. Vigência — é a data que faz a garantia aparecer no aviso de vencimento.

Passo 3: configure o reajuste do contrato

Ainda no contrato, em Regras do contrato, defina o índice. Sem índice, ou se a série do índice não cobre o período, a Viniun recusa o cálculo de propósito para não gerar um valor menor que o devido.

1. Índice — IGP-M, IPCA, INPC, IPC ou percentual fixo em contrato.
2. Na falta dele — o índice substituto, se o principal deixar de existir.
3. A cada (meses) — a periodicidade, normalmente 12.
4. Próximo reajuste — a data do próximo aniversário.
5. Índice negativo — marque só se o contrato diz que índice negativo reduz o aluguel.

Passo 4: aprove ou dispense o reajuste

Em Locação > Reajustes, a Viniun lista os reajustes calculados. Aplicar muda o valor do contrato; dispensar adia para o próximo aniversário. Os já decididos ficam nas outras abas.

1. Para aprovar — reajustes calculados que ainda não valem.
2. Aplicados — o histórico do que já mudou o aluguel.
3. Dispensados — os que ficaram para o próximo aniversário.
4. Contrato — o contrato e o inquilino.
5. Índice — o índice usado, com o percentual ao lado.
6. Aluguel — o valor atual e o novo.
7. Aplicar selecionado(s) — passa a cobrar o novo valor. Na demonstração não aplicamos.

Passo 5: ache os contratos sem seguro incêndio

Abra Seguros vencendo: ela lista as apólices perto do fim e as vencidas há até 60 dias sem renovação, com o botão Renovar. Em Contratos sem seguro ficam as locações ativas sem apólice cobrindo o imóvel hoje.

1. Seguros vencendo — volta para a lista de apólices a vencer.
2. Contrato — abre o contrato.
3. Responsável — quem cuida do contrato.
4. Situação — "Nunca teve apólice" ou apólice vencida.
5. Cadastrar apólice — abre a apólice nova do contrato (Passo 6).

Passo 6: cadastre a apólice de seguro incêndio

Na apólice nova, informe a seguradora e a vigência e anexe o PDF. As coberturas já vêm sugeridas; preencha o valor segurado de cada uma.

1. Seguradora — obrigatória.
2. Número da apólice — opcional.
3. Início da vigência — obrigatório.
4. Fim da vigência — obrigatório: é dele que saem os avisos de 30, 15 e 5 dias.
5. Apólice em PDF — fica em área privada; inquilino e proprietário baixam pelo painel deles enquanto vale.
6. Coberturas — incêndio, danos elétricos, vendaval e outras.
7. Valor segurado — quanto cada cobertura paga.
8. Adicionar cobertura — inclui outra linha.

Passo 7: cobre o seguro na fatura do aluguel

Mais abaixo, informe o prêmio e a forma de pagamento. Marcando a cobrança na fatura, o prêmio entra como "Seguro incêndio" no boleto do mês e para sozinho na última parcela ou no fim da vigência.

1. Prêmio total — o valor do seguro.
2. Forma de pagamento — à vista ou parcelado.
3. Parcelas — de 2 a 12.
4. Cobrar na fatura — põe a parcela no boleto do inquilino a partir do início da vigência.
5. Para quem vai o dinheiro — a seguradora ou outro destino.
6. Repasse — o prêmio nunca entra no repasse do proprietário.
7. Salvar apólice — grava a apólice. Na demonstração não salvamos.

Passo 8: confira as notificações enviadas

Em Locação > Notificações fica tudo o que a Viniun mandou a inquilinos, proprietários, fiadores e a quem acompanha o contrato, e o que não foi enviado, com o motivo.

1. Textos dos avisos — abre os parâmetros da locação para editar os textos.
2. Régua de cobrança — abre a régua do Viniun Pay.
3. Cobrança — os avisos de fatura. Ao lado: contrato e chamados, proprietário e quem acompanha.
4. Extrajudiciais — as notificações formais, com abertura e ciência.
5. Buscar pelo nome — encontra os avisos de uma pessoa.
6. Aviso — qual mensagem saiu e por qual canal.
7. Situação — enviada ou não enviada, com o motivo. Na demonstração nada é enviado.

Passo 9: gere uma notificação extrajudicial

No contrato, o bloco Notificações extrajudiciais monta o texto a partir do modelo, com os dados do contrato. Você revisa antes de enviar. Ela sai por WhatsApp e e-mail, com o PDF e um link em que o destinatário registra a ciência. O prazo conta da ciência.

1. Notificações extrajudiciais — o bloco na tela do contrato.
2. Como funciona — o registro da ciência guarda data, IP, aparelho e localização.
3. Assunto — atraso, descumprimento de cláusula, contas não transferidas, dano ao imóvel, pedido de desocupação, mora do fiador ou outro.
4. Para — o inquilino ou o fiador.
5. Prazo — em dias; o padrão é 10.
6. Gerar texto — monta o texto para revisar. O envio é um passo depois, que não fizemos.

Passo 10: acompanhe inquilinos e proprietários

Em Locação > Inquilinos, cada pessoa aparece com os contratos e o que está em atraso. A aba ao lado mostra os proprietários com o repasse pendente.

1. Inquilinos — quem aluga.
2. Proprietários — quem confiou o imóvel, com o repasse pendente.
3. Nome — clique para abrir o cadastro da pessoa.
4. Contratos — código, aluguel e situação de cada contrato.
5. Em atraso — quanto a pessoa deve hoje.
6. Em dia — sem nada vencido.

Quais são as dicas e os erros mais comuns?

• Garantia sem vigência não avisa. Preencha sempre a data ao registrar.
• Configure o índice na entrada do contrato. Sem ele, o reajuste não é calculado.
• Olhe Para aprovar todo mês. Reajuste não aplicado não muda o boleto.
• Cadastre a apólice com o PDF. Inquilino e proprietário baixam pelo painel deles.
• Antes da notificação extrajudicial, confira em Notificações se os avisos de cobrança saíram.

Próximos passos

• Tutorial: faturas e repasses de aluguel
• Tutorial: Viniun Pay, cobranças e acordos
• Tutorial: importar contrato de locação
• Tutorial: vistoria de imóvel
• Guia: sistema de locação para imobiliária