Administrar aluguel é rotina de detalhe: boleto que vence, reajuste que ninguém lembrou, repasse que atrasa, conta de luz que continua no nome do proprietário. Um sistema de locação para imobiliária junta essa rotina num só lugar. Na Viniun, a locação tem menu próprio, com painel, contratos, inquilinos, proprietários, faturas, reajustes, temporada e notificações.
Este guia mostra o que cada parte faz, o que depende de configuração e como começar com os contratos que você já tem.
As telas são da conta de demonstração da Viniun, com dados fictícios.
O que um sistema de locação para imobiliária precisa mostrar?
O Painel da locação responde à pergunta da manhã: o que precisa de atenção hoje na carteira de aluguéis.
Os cartões trazem contratos ativos e o valor mensal da carteira, valor em atraso, faturas que vencem em 7 dias, repasses a fazer, contratos terminando em 30 e 60 dias, reajustes para aprovar, contas de consumo a transferir, chamados abertos, contratos sem PDF assinado, garantias e seguros vencendo e a vacância (imóveis administrados sem locação ativa, sobre o total administrado).
Abaixo ficam as listas de ação: atrasos mais antigos, contratos terminando em 90 dias e contas de consumo a transferir.
Como funcionam as faturas e a régua de cobrança?
O inquilino paga uma fatura só, com aluguel, condomínio, IPTU e seguro discriminados. O sistema não gera a mesma competência duas vezes, não fatura contrato encerrado e não emite fatura zerada. Os itens ficam congelados na fatura: reajustar em junho não reescreve a fatura de março.
A tela de faturas separa em aberto, em atraso e pagas, mostra o valor atualizado com multa e juros, a 2ª via e o botão Dar baixa. Com o Viniun Pay ativado, cada fatura nasce com Pix e boleto.
A régua padrão de cobrança
A fatura fica disponível 30 dias antes do vencimento, com aviso ao inquilino. Depois, a régua manda mensagens pelo WhatsApp com um link que abre a fatura sem senha, com o QR do Pix, o boleto e o recibo:
- 7 dias antes, 1 dia antes e no dia do vencimento;
- 1 dia de atraso, com o valor atualizado;
- 5 dias de atraso, com cópia ao fiador;
- 15 dias de atraso, aviso de negativação, só quando o contrato prevê;
- 30 dias de atraso, aviso para a equipe avaliar a notificação extrajudicial.
Há freios: quem tem várias faturas em aberto recebe uma mensagem com o total, não várias; a cobrança não sai quando o cliente está esperando resposta da equipe; e valem o horário e o pedido de não receber mensagens. Os textos são editáveis e levam a marca da imobiliária.
Como o repasse ao proprietário é feito?
Quando o pagamento da fatura é confirmado, o repasse daquela competência nasce sozinho com o que de fato entrou, e o proprietário é avisado. Condomínio e IPTU são tratados como repasse a terceiros, e a taxa de administração fica com a imobiliária, sem desconto em dobro. Custos de reparo lançados para o proprietário entram como desconto.
Também existe o repasse garantido, em que a imobiliária adianta o valor antes do pagamento, e o demonstrativo mensal do proprietário: aluguel recebido, o que foi para terceiros, taxa de administração, outras deduções, IRRF e valor repassado. Com o portal do proprietário no plano, ele acompanha tudo por link.
Reajustes, chamados e avisos do contrato
Reajuste com índice do Banco Central
As séries do IGP-M, IPCA e outros índices são buscadas no Banco Central. O cálculo usa os meses anteriores ao aniversário, acumulados de forma composta (1% ao mês por 12 meses dá 12,68%, não 12%). Se faltar um mês, o reajuste vira pendência em vez de sair menor. Se o contrato prevê índice substituto, ele é usado e registrado. O reajuste entra como previsto e só muda o aluguel depois de aprovado.
Chamados e contas de consumo
Chamados do contrato aparecem no painel. Para contas de consumo, o inquilino recebe lembrete no início do prazo de transferência e outro 10 dias antes; vencido o prazo, abre-se um chamado e equipe e inquilino são avisados.
Avisos de calendário
Contrato terminando em 90, 60 e 30 dias; fim da carência da multa; seguro incêndio vencendo; garantia vencendo e caução a devolver; e, toda segunda-feira, documentos com assinatura faltando.
Notificação extrajudicial digital
Pelo contrato, a equipe gera a notificação a partir de modelos: atraso de aluguel, infração contratual, transferência de consumo, dano ao imóvel, desocupação, mora do fiador ou outro. Os textos citam a Lei do Inquilinato (Lei 8.245/91) e a equipe edita antes de enviar.
O sistema gera o PDF com código de verificação (SHA-256), guarda nos documentos do contrato e envia por WhatsApp e e-mail um link de ciência. Quando a pessoa toca em "Estou ciente", data, IP, aparelho e localização entram na trilha, e o prazo passa a contar dali. Ao final, sai um comprovante em PDF. É um processo digital, sem cartório.
Como importar contratos já assinados com IA?
Quem troca de sistema não precisa digitar a carteira. Em Importar contrato assinado, você envia o PDF ou a foto de um contrato assinado no Autentique, no ClickSign ou no papel (locação, temporada ou administração, até 20 MB) e clica em Ler com IA.
A IA devolve partes, valores, reajuste, multas, garantia, contas de consumo e assinaturas para revisão. Você confere, escolhe o imóvel e liga cada parte a um cadastro. O PDF vira o documento "Contrato assinado". Para vários de uma vez, há a planilha modelo, com um contrato por linha.
O contrato importado entra sem cobrança ligada. Você liga depois, escolhendo a partir de qual mês. Para outros dados, veja importar imóveis e leads por planilha.
A carteira de contratos tem filtros prontos: em atraso, terminando, reajuste a aprovar, contas a transferir, sem PDF assinado e assinatura faltando.
Temporada, vistoria e DIMOB
- Temporada: calendário por imóvel sem sobreposição, orçamento (noites × diária + limpeza − desconto), sinal, saldo e caução cobrados como fatura, desistência pela política da casa e repasse ao proprietário na saída.
- Vistoria: entrada e saída item a item, com acerto no fim do contrato. Veja o guia de vistoria de imóvel pelo sistema.
- DIMOB: a Viniun entrega a apuração e a planilha de conferência para o contador. O arquivo oficial para a Receita Federal fica travado até o leiaute ser confirmado no programa validador, porque informação errada na declaração gera multa.
O aluguel também conversa com o comercial: o lead que procura locação pode ter uma fila própria no rodízio de leads, e os imóveis vagos podem ir para o calendário editorial.
Como começar a usar o sistema de locação
- No menu Locação, abra Importar contrato assinado e traga os contratos ativos por PDF ou planilha.
- Confira cada contrato em Contratos de locação e resolva os filtros de pendência.
- Ative o Viniun Pay e ligue a cobrança de cada contrato, escolhendo o mês inicial.
- Revise os textos da régua de cobrança.
- Acompanhe o Painel da locação todos os dias e aprove reajustes e repasses.
Veja os detalhes em Locação, financeiro e Viniun Pay, compare em planos e preços e peça uma demonstração com a sua carteira.
Perguntas frequentes
Consigo trazer contratos que já foram assinados fora do sistema?
Sim. Em Importar contrato assinado, você envia o PDF ou a foto (até 20 MB) de um contrato do Autentique, do ClickSign ou de papel, e a IA lê partes, valores, reajuste, multas, garantia e contas de consumo para você conferir. Para muitos contratos, há a importação por planilha, um por linha.
O contrato importado já começa a cobrar o inquilino?
Não. Contrato importado entra como antigo, sem cobrança ligada. A imobiliária liga a cobrança contrato a contrato e escolhe a partir de qual mês, para não cobrar um aluguel que o inquilino já pagou fora do sistema.
A Viniun gera a DIMOB?
Hoje a Viniun entrega a apuração da DIMOB e uma planilha de conferência para o contador, com uma linha por contrato e mês. O arquivo oficial para transmitir à Receita Federal fica travado até o leiaute ser confirmado no programa validador da Receita, para evitar declaração com erro.
Como funciona o reajuste do aluguel?
Os índices são buscados no Banco Central, e o reajuste é calculado com os meses anteriores ao aniversário do contrato, acumulados corretamente. Ele entra como previsto e só muda o aluguel depois que alguém aprova. Se faltar um mês do índice, vira pendência, em vez de sair um valor errado.
A notificação extrajudicial substitui o cartório?
É uma notificação digital com trilha: PDF com código de verificação, envio por WhatsApp e e-mail e registro de quando a pessoa abriu e tocou em "Estou ciente", com data, IP, aparelho e localização. Não passa por cartório; se o caso exigir, o advogado da imobiliária decide o próximo passo.
Equipe Viniun
Time de produto e conteúdo da Viniun
Quem constrói a Viniun — CRM, site, WhatsApp com IA e gestão para imobiliárias, corretores e construtoras — conta aqui cada novidade da plataforma e o que aprende no dia a dia do mercado imobiliário.
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