Tutorial: Viniun Pay, cobranças e acordos de dívida

Neste tutorial você vai usar o Viniun Pay no dia a dia da cobrança: emitir e acompanhar boletos e Pix da locação, ajustar as regras e a régua de lembretes, medir quanto a régua recuperou e renegociar o que venceu num acordo. No fim, mostramos as contas fixas e o caixa do escritório. Leva uns 20 minutos para configurar. Quem faz: o dono, o gerente ou o financeiro, com permissão em Cobranças e Contas a receber.

A fatura mensal do aluguel e o repasse ao proprietário estão no tutorial de faturas e repasses de aluguel. As telas são da conta de demonstração da Viniun, com dados fictícios. Nenhuma cobrança foi emitida, enviada ou cancelada: os botões finais estão só marcados.

O que você precisa antes de começar

• Plano com o módulo Viniun Pay (cobranças).
• Para boleto e Pix automáticos: o Viniun Pay ativado com a conta de recebimento da imobiliária.
• O WhatsApp da imobiliária conectado, para as mensagens da régua.
• Contas bancárias e categorias cadastradas no Financeiro.

Passo 1: acompanhe as cobranças do Viniun Pay

No menu FINANCEIRO, abra Viniun Pay (cobranças). Cada linha é um boleto ou Pix: cliente, competência, contrato, valor, vencimento e situação. Os botões mudam conforme a cobrança já foi emitida ou não.

1. Status — filtra por Pendente, Pago, Atrasado ou Cancelado. Ao lado, a busca por cliente.
2. Só não emitidas — mostra o que ainda não virou boleto ou Pix.
3. Não emitida — a cobrança existe, mas o boleto/Pix ainda não saiu.
4. Emitir no Asaas — gera o boleto/Pix na conta de recebimento. Na demonstração não emitimos.
5. Reenviar boleto/Pix ao inquilino — manda de novo pelo WhatsApp. Na demonstração não reenviamos.
6. Pix / linha digitável — mostra o código para copiar. Nas linhas emitidas há também a 2ª via em PDF.
7. Alterar vencimento — muda a data da cobrança.
8. Baixa manual (pagou por fora) — registra pagamento feito em dinheiro ou transferência.
9. Cancelar cobrança — cancela o boleto/Pix.
10. Nova cobrança — cria uma cobrança avulsa (Passo 2).

Passo 2: crie uma cobrança avulsa

A fatura do aluguel nasce sozinha do contrato. Para cobrar algo fora dela, como uma taxa ou um sinal, use Nova cobrança.

1. Cliente — obrigatório. Busque pelo nome.
2. Contrato — opcional: liga a cobrança a um contrato.
3. Tipo — Boleto, Pix ou Cartão.
4. Valor (R$) — obrigatório.
5. Vencimento — obrigatório.
6. Recorrência — Única ou Mensal.
7. Status — começa em Pendente.
8. Cadastrar — grava a cobrança. Na demonstração não cadastramos.

Passo 3: ative a conta de recebimento

Em Viniun Pay, aba Conta Asaas (a conta de recebimento do Viniun Pay), você abre a conta sem ir ao banco: os aluguéis caem nela com o nome da imobiliária e o repasse ao proprietário sai por Pix. Depois de abrir, os documentos da empresa são pedidos por um link. Se a imobiliária já tem conta, cole as credenciais no quadro de baixo.

1. Conta Asaas — aba da conta de recebimento.
2. Abrir a conta de recebimento — abre a conta sem contratar banco.
3. Razão social ou nome — os dados da imobiliária. Abaixo, e-mail, celular e endereço.
4. CNPJ ou CPF — o documento da empresa. Ao lado, o tipo de empresa.
5. Faturamento mensal (R$) — pedido na abertura da conta.
6. Abrir minha conta — envia o pedido de abertura. Na demonstração não enviamos.
7. Credenciais — para quem já tem conta: ambiente, chave e teste de conexão. A chave fica criptografada.
8. Webhook (baixa automática) — o endereço que avisa a Viniun quando o inquilino paga.

Passo 4: ajuste as regras e as mensagens

Na aba Regras e mensagens, decida se o boleto sai sozinho, se há desconto por pontualidade, quantos dias de silêncio entre cobranças e quem é avisado. Mais abaixo ficam os textos das mensagens, que falam em nome da imobiliária.

1. Emitir no Asaas ao faturar — emite o boleto/Pix quando a fatura nasce. Desligado, a emissão é manual em Cobranças.
2. Notificações nativas do Asaas — e-mail e SMS do banco além das mensagens da imobiliária.
3. Desconto por pontualidade (%) — desconto para quem paga até o vencimento. Zero é sem desconto.
4. Silêncio entre cobranças (dias) — intervalo mínimo entre mensagens ao mesmo inquilino. Várias faturas viram uma mensagem com o total.
5. Enviar também por e-mail — boleto, linha digitável e Pix por e-mail, se o e-mail estiver configurado.
6. Avisar proprietário quando pago — o dono do imóvel sabe que o aluguel entrou. Ao lado, o aviso à equipe.
7. Avisar corretor quando vencer — o responsável pelo contrato é avisado do atraso.

Passo 5: monte a régua de cobrança

Na aba Régua, cada passo é uma mensagem com dia marcado: negativo é antes do vencimento, positivo é depois. Antes do vencimento são lembretes; depois, cobranças com multa e juros do contrato.

1. Régua — aba dos passos de lembrete e cobrança.
2. Como funciona — nunca duas cobranças em menos de 20 horas e nunca por cima de conversa em que o inquilino espera resposta.
3. Nome — o nome do passo.
4. Dias — -7 é sete dias antes do vencimento; +5 é cinco dias depois.
5. Ativo — liga ou desliga o passo.
6. Mensagem — o texto, com variáveis como {nome}, {valor} e {vencimento}.
7. Copiar ao fiador — manda a mesma mensagem ao fiador.
8. Enviar — sempre ao inquilino, só se o contrato prevê negativação, ou à equipe para avaliar notificação extrajudicial.
9. Resumo — quando o passo sai e quantos envios já fez.
10. Salvar — grava o passo. Na demonstração não salvamos.

Passo 6: veja quanto a régua recuperou

Na aba Relatório, escolha o período. Os cartões mostram o que foi emitido, pago, pago no prazo e o que segue vencido. A tabela mostra, passo a passo da régua, quantas mensagens saíram e quanto foi pago depois.

1. Período — De e Até.
2. Emitidas — quantas cobranças venceram no período e o total. Ao lado, as pagas.
3. Pagas no prazo — percentual pago até o vencimento.
4. Vencidas em aberto — quantas e quanto ainda não foi pago.
5. O que cada passo recuperou — uma linha por passo da régua, com enviados e pulados.
6. Pagas após envio — quantas foram pagas depois da mensagem.
7. Valor recuperado — quanto entrou depois daquele passo.

Passo 7: feche um acordo de dívida

O acordo nasce em Contas a receber, no botão "Fazer acordo" de uma conta vencida, e abre a tela Acordos de dívida com as contas em aberto da pessoa. Escolha as contas, as parcelas, a entrada, o desconto ou o acréscimo e confira o resumo.

1. Novo acordo — o nome de quem deve.
2. Contas em aberto — marque o que entra no acordo.
3. Parcelas — de 1 a 60.
4. 1º vencimento — a data da primeira parcela.
5. Entrada (R$) — valor pago na hora.
6. Desconto (R$) — abatimento concedido.
7. Acréscimo — multa/juros (R$) — o que se soma à dívida.
8. Resumo — dívida original, valor do acordo, entrada e valor de cada parcela.
9. Fechar acordo — tira as contas antigas da cobrança e cria as parcelas. Na demonstração não fechamos.

Passo 8: cadastre uma conta fixa

Em Contas fixas, cadastre o que se repete: aluguel da sala, contabilidade, sistema, seguro. A Viniun gera as parcelas até a data final, ou 12 meses à frente, e continua gerando sozinha.

1. Tipo — Despesa (a pagar) ou Receita (a receber).
2. Descrição — obrigatória.
3. Valor (R$) — obrigatório.
4. Frequência — de semanal a anual.
5. Dia do vencimento — de 1 a 31, para mensal, bimestral e as demais.
6. Começa em — obrigatório.
7. Termina em — opcional.
8. Conta — obrigatória: de onde sai ou onde entra o dinheiro.
9. Categoria — a categoria do plano de contas. Abaixo, forma de pagamento e contrato.
10. Cadastrar — grava e gera as parcelas. Na demonstração não cadastramos.

Passo 9: controle o caixa do escritório

Em Caixa fica o dinheiro em espécie. O caixa abre com um troco inicial; cada entrada e saída fica registrada com o motivo.

1. Caixa aberto — qual caixa está aberto.
2. Desde e troco inicial — quando abriu e com quanto.
3. Suprimento — dinheiro que entra na gaveta, como reforço de troco.
4. Sangria — dinheiro que sai da gaveta para o cofre ou o banco.
5. Fechar caixa — conferência do fim do dia (Passo 10).
6. Saldo esperado — fica escondido de propósito. Use Mostrar só depois de contar.
7. Movimentos do caixa — tudo o que entrou e saiu. Mais abaixo, o histórico de caixas com a diferença de cada fechamento.

Passo 10: feche o caixa conferindo a gaveta

Em Fechar caixa, conte o dinheiro e digite o total. O valor que o sistema esperava só aparece depois, e a diferença fica no histórico.

1. Fechar o caixa — a conferência do dia.
2. Valor contado na gaveta (R$) — o que você contou.
3. Observação — explique sobra ou falta.
4. Fechar caixa — encerra o caixa. Na demonstração não fechamos.

Quais são as dicas e os erros mais comuns?

• Sem conta de recebimento, nada sai sozinho. As faturas viram só contas a receber até o Viniun Pay ser ativado.
• Comece a régua com poucos passos e veja no Relatório quais recuperam mais.
• Use "Só não emitidas" toda semana para achar cobrança que ficou para trás.
• No acordo, confira o resumo antes de fechar: as contas antigas saem da cobrança.
• Feche o caixa todo dia. Diferença pequena se explica no mesmo dia; acumulada, não.

Próximos passos

• Tutorial: faturas e repasses de aluguel
• Tutorial: reajustes, garantias e seguros da locação
• Tutorial: conciliação bancária e fechamento do mês
• Tutorial: financeiro da imobiliária
• Guia: sistema de locação para imobiliária