Tutorial: transações e controle de chaves na Viniun

Depois do “sim” do proprietário começa a parte que mais dá trabalho: documentos, banco, cartório e, no fim, a entrega das chaves. Este tutorial mostra as Transações, onde cada negócio é acompanhado da proposta aceita até as chaves, e o controle de chaves, que diz quem está com a chave de qual imóvel agora. Leva uns 15 minutos.

Quem faz: corretores e gerentes com acesso ao menu CRM. As telas são da conta de demonstração da Viniun, com dados fictícios.

O que você precisa antes de começar

• Uma proposta aceita — é ela que cria a transação (veja o tutorial de proposta e contrato).
• Os imóveis cadastrados, para ligar cada chave ao seu imóvel.
• Um lugar definido para guardar as chaves (quadro, gaveta, cofre).

Passo 1: abra a lista de transações

No menu CRM, clique em Transações. A lista responde a pergunta do dia a dia: onde está cada negócio e de quem é a vez agora.

1. Filtro — todas, em andamento, concluídas ou canceladas. Ao lado, a busca por número, imóvel ou comprador.
2. Número — clique para abrir a transação.
3. Tipo — locação, venda à vista ou venda financiada. Cada tipo tem a sua trilha de etapas.
4. Partes — comprador ou inquilino e vendedor ou proprietário.
5. Etapa — onde o negócio está agora.

Passo 2: acompanhe a jornada do negócio

Na aba Jornada aparecem todas as etapas, as concluídas com data e a atual em destaque. À direita ficam as partes e a lista do que falta agora, com quem está cada pendência.

1. Atualizar etapa — recalcula a etapa e a lista de documentos a partir do que já foi feito.
2. Abas — Jornada, Documentos, Taxas, Financiamento e Cartório.
3. Progresso — quantas etapas já foram concluídas.
4. De quem é a vez — mostra com quem está a etapa atual — aqui, com o banco.
5. Partes — comprador, vendedor e corretor.
6. O que falta agora — os documentos e tarefas pendentes, com o responsável de cada um.

Passo 3: cuide dos documentos

A aba Documentos separa o que cada parte precisa entregar: comprador, financiamento, imóvel e vendedor. Cada linha tem a situação e os botões para enviar, aprovar ou dispensar.

1. Grupo — de quem é o documento.
2. Pendente — ainda não chegou.
3. Enviar arquivo — anexa o documento.
4. Enviado — chegou e espera conferência.
5. Aprovar — confirma que o documento está certo.
6. Dispensar — para o que não se aplica a este negócio.
7. Recusado — o documento veio com problema e precisa ser reenviado.

Passo 4: confira as taxas da compra

Na aba Taxas estão os custos além do imóvel: ITBI, escritura, registro, certidões e avaliação do banco. É o mesmo quadro que o comprador vê no painel dele.

1. Recalcular estimativas — refaz as estimativas. Valor confirmado nunca é sobrescrito.
2. Taxa — o nome do custo.
3. Confirmado — valor real informado pela equipe. Clique no valor para confirmar.
4. Estimativa — valor calculado por percentual; confirme com o cartório e a prefeitura.
5. Total — a soma dos custos.

Passo 5: registre o processo no banco

Em vendas financiadas, use a aba Financiamento para anotar banco, correspondente, valores, laudo, juros, prazo e parcela. Mude a situação conforme o banco avança. A aba Cartório passa a mostrar o contrato quando ele for gerado.

1. Banco — onde o crédito foi pedido.
2. Correspondente — quem cuida do processo no banco.
3. Valor aprovado — quanto o banco liberou. Ao lado, valor solicitado e avaliação.
4. Taxa de juros — ao ano. Abaixo, prazo em meses e parcela.
5. Situação — montando processo, análise de crédito, avaliação, aprovado, negado, contratado ou cancelado.
6. Histórico — as mudanças registradas.

Passo 6: abra o controle de chaves

Agora o controle de chaves. No menu CRM, abra Controle de chaves. A aba Fora agora mostra as chaves que saíram, com quem estão, para quê e até quando devem voltar.

1. Nova chave — cadastra uma chave (passo 7).
2. Fora agora — quantas chaves saíram.
3. Atrasadas — quantas passaram do prazo de devolução.
4. Abas — Fora agora e Todas as chaves.
5. Com quem — quem levou e para quê.
6. Devolve — o prazo combinado; em vermelho quando venceu.
7. Devolveu — registra que a chave voltou.

Passo 7: cadastre uma chave

Clique em Nova chave. Ligue a chave ao imóvel, dê a etiqueta que está no chaveiro e diga onde ela fica guardada.

1. Imóvel — busque pelo código ou título.
2. Etiqueta do chaveiro — o código escrito no chaveiro.
3. Onde fica guardada — quadro, gancho, gaveta ou cofre.
4. Cópias — quantas cópias existem.
5. Cadastrar — grava a chave.

Passo 8: registre a entrega da chave

Na aba Todas as chaves, clique em Entregar na chave disponível. Informe quem está levando, para quê e até quando deve devolver.

1. Buscar no cadastro — escolha um corretor, cliente ou prestador cadastrado.
2. Nome de quem levou — ou digite o nome, para quem não tem cadastro.
3. Para quê — opcional: visita, vistoria, reparo.
4. Devolve até — opcional: data e hora combinadas. Depois disso, a chave aparece como atrasada.
5. Entregar — registra a saída da chave.

Quais são as dicas e os erros mais comuns?

• Use etiquetas sem o endereço do imóvel no chaveiro: se a chave se perder, ninguém sabe de onde ela é.
• Sempre preencha “Devolve até”. Sem prazo, a chave nunca aparece como atrasada.
• Olhe o contador Atrasadas todo fim de tarde e cobre quem ainda está com a chave.
• Nas transações, deixe claro com quem está cada pendência: o “O que falta agora” mostra se a vez é do comprador, do proprietário, do banco ou da imobiliária.
• Confirme ITBI e custas de cartório antes de passar ao cliente — as estimativas são só um ponto de partida.

Próximos passos

• Faça a proposta que dá origem à transação no tutorial de proposta e contrato.
• Organize as visitas em que as chaves saem no tutorial de agenda de visitas e tarefas.
• Registre a entrega de chaves na vistoria com o tutorial de vistoria de imóvel.
• Atenda pedidos de reparo com o tutorial de chamados de SAC.