Tutorial: como usar a agenda de visitas e tarefas na Viniun

Este tutorial mostra como usar a agenda de visitas da Viniun no dia a dia: ver as visitas da equipe, montar um roteiro com vários imóveis, seguir a rota no mapa, responder pedidos de horário, fechar horários de reunião ou folga e cuidar das tarefas e atendimentos. Leva uns 15 minutos. Quem tem acesso ao menu CRM usa a agenda; o que cada pessoa vê depende do perfil (o gerente enxerga a equipe, o corretor as dele).

O cadastro de uma visita e de uma tarefa a partir do lead já está no tutorial de leads e funil de vendas. Aqui o foco é a organização da agenda e do time.

As telas são da conta de demonstração da Viniun, com dados fictícios.

O que você precisa antes de começar

• Acesso ao menu CRM (Agendamento de Visitas, Tarefas e Atendimentos).
• Imóveis e leads cadastrados.
• O horário de atendimento da imobiliária e dos corretores definido — a agenda só oferece horários livres.
• Para mandar a ficha de visita pelo WhatsApp: um número conectado.

Passo 1: abra a agenda de visitas

No menu CRM, clique em Agendamento de Visitas. A tela mostra as visitas da equipe em grade, com contadores no alto e um aviso quando há visita fora do expediente.

1. Nova visita — marca uma visita de um imóvel com um cliente.
2. Novo roteiro — marca várias visitas seguidas com o mesmo cliente (passo 3).
3. Abas da agenda — Agenda, Meu dia no mapa, Pedidos de horário, Bloqueios e feriados e Fichas de visita.
4. Visitas hoje — quantas visitas há no dia. Ao lado: as da semana, as confirmadas e as que aguardam confirmação.
5. Visão — troca entre Dia, Semana, Mês e Lista. As setas e o botão Hoje mudam o período.
6. Filtro de corretor — mostra só as visitas de um corretor. Ao lado, o filtro de status e a busca por imóvel ou cliente.
7. Conflitos nesta semana — avisa visitas marcadas fora do expediente. Clique na referência para abrir a visita.

Passo 2: confira a visita e a ficha de visita

Clique em uma visita da grade. A tela da visita mostra imóvel, cliente, corretor, horário, a nota de interesse e o retorno do cliente. No alto fica a ficha de visita: o documento em que o cliente declara que conheceu o imóvel pela imobiliária.

1. Enviar ficha de visita — manda o link da ficha para o cliente pelo WhatsApp.
2. Assinar agora no meu celular — abre a ficha em tela cheia para o cliente assinar no seu aparelho; o código de segurança chega no WhatsApp dele.
3. Liberar sem ficha — o gestor libera a visita mesmo sem a assinatura.
4. Interesse do cliente — a nota, em estrelas, que o corretor deu depois da visita.
5. Feedback da visita — o que o cliente achou do imóvel.

Passo 3: monte um roteiro com vários imóveis

Para um cliente que quer ver três ou quatro imóveis na mesma tarde, use Novo roteiro. Escolha o lead e o corretor, adicione os imóveis na ordem da visita (as setas reordenam) e defina o dia. O sistema só mostra horários realmente livres para aquele corretor.

1. Lead — o cliente. O roteiro é de um cliente só: todas as paradas são com ele.
2. Corretor — quem vai levar o cliente.
3. Adicionar imóvel — busque pela referência ou título. Os imóveis de interesse do lead aparecem como sugestão.
4. Dia — a data do roteiro.
5. Por parada — quanto tempo dura cada visita.
6. Deslocamento — o tempo entre um imóvel e outro; pode ser estimado pela distância.
7. Agendar — grava todas as visitas do roteiro. Se alguma bater com outra visita, o sistema avisa qual.

Passo 4: siga o dia no mapa

A aba Meu dia no mapa põe as visitas do dia em ordem de horário, com o caminho entre elas. Escolha a data e o corretor no alto.

1. Abrir rota no Google Maps — abre o trajeto completo no Google Maps, já com o trânsito real.
2. Mapa — cada número é uma visita, na ordem do horário.
3. Total estimado — distância e tempo de deslocamento calculados pelo mapa, a uma média de 25 km/h.
4. Horas livres — quanto tempo sobra entre uma visita e a próxima.

Passo 5: responda os pedidos de horário

Quando o cliente pede uma visita pelo site, pelo portal ou pelo robô do WhatsApp, o pedido cai em Pedidos de horário. Confirme escolhendo quem vai atender (o sistema sugere o corretor do imóvel ou do lead) ou recuse explicando o motivo — a mensagem chega ao cliente.

1. Filtro de situação — Aguardando resposta, Confirmados, Recusados ou Expirados.
2. Quando pediu — o horário que o cliente quer. Quando ele só deu um período, como “sábado de manhã”, aparece “a marcar”.
3. Origem — de onde veio o pedido: site, portal do cliente ou robô.
4. Confirmar — abre a janela para escolher o corretor e, se quiser, ajustar o horário.
5. Recusar — pede o motivo, que é enviado ao cliente.

Passo 6: bloqueie horários e cadastre feriados

Na aba Bloqueios e feriados, clique em Novo bloqueio para fechar horários de almoço, reunião, plantão ou folga. Na aba Feriados e datas especiais, cadastre os dias em que a imobiliária fecha ou abre em horário diferente.

1. Título — o nome do bloqueio, por exemplo “Reunião de equipe”. Ao lado, o tipo: bloqueio, plantão, reunião ou folga.
2. Vale para — um corretor ou toda a imobiliária.
3. Corretor — de quem é o bloqueio, quando vale para uma pessoa.
4. Quando — toda semana (escolha o dia da semana) ou numa data específica.
5. Das / Até — o intervalo de horário bloqueado.
6. Bloqueio ativo — desmarque para suspender sem apagar.
7. Salvar — grava o bloqueio; a agenda deixa de oferecer esses horários.

Passo 7: acompanhe as tarefas do time

No menu CRM, abra Tarefas. A aba Minhas mostra o que é seu; Que eu deleguei e Da equipe mostram o que o time está fazendo. A visão Quadro separa as tarefas em A fazer, Em andamento e Aguardando conferência.

1. Nova tarefa — cria uma tarefa e escolhe um ou mais responsáveis.
2. Atrasadas — tarefas com prazo vencido. Ao lado: as de hoje, as próximas e as concluídas no mês.
3. Abas — Minhas, Que eu deleguei, Da equipe, Atrasadas e Aguardando conferência.
4. Filtros — responsável, prioridade e categoria. A caixinha mostra também as finalizadas e canceladas.
5. Lista ou Quadro — troca o jeito de ver as tarefas.
6. Aguardando conferência — o que o responsável já terminou e espera sua aprovação.

Passo 8: aprove ou devolva uma tarefa

Abra uma tarefa em Aguardando conferência. Se estiver tudo certo, aprove; se faltar algo, recuse e escreva o motivo — ela volta para em andamento. Na mesma tela você inclui pessoas, anexa arquivos e comenta (use @nome para avisar alguém).

1. Aguardando conferência — o aviso de que o responsável terminou e falta a sua conferência.
2. Aprovar e finalizar — encerra a tarefa.
3. Recusar e devolver — devolve com o motivo; a tarefa volta para em andamento.
4. Adicionar alguém — inclui mais um responsável.
5. Anexar — junta PDF, imagem ou arquivo do Office de até 10 MB.

Passo 9: registre um atendimento

Contatos que não são visita nem proposta — uma dúvida de financiamento, uma reclamação, uma visita ao escritório — ficam em CRM › Atendimentos. A lista mostra assunto, cliente, imóvel e data. Clique em Novo atendimento para registrar um.

1. Cliente — busque pelo nome.
2. Imóvel — o imóvel do assunto, se houver.
3. Assunto — obrigatório; um título curto.
4. Mensagem — obrigatória; o que foi conversado e o combinado.
5. Cadastrar — grava o atendimento no histórico.

Quais são as dicas e os erros mais comuns?

• Cadastre os feriados do ano logo no começo: sem eles, a agenda oferece horários em dias em que a imobiliária está fechada.
• Se a grade de horários vier vazia ao marcar uma visita, confira o horário de atendimento do corretor, os bloqueios e os feriados do dia.
• Responda os pedidos de horário rápido: o cliente que pediu visita pelo site ainda está quente.
• Ao recusar um pedido, escreva um motivo educado e, se der, sugira outro imóvel — a mensagem vai para o cliente.
• Use a dupla conferência para tarefas importantes (documentos, fotos, anúncios): ninguém dá por encerrado sem você ver.
• Quer exigir a ficha de visita? Ligue a opção em Configurações › Parâmetros › Agenda e visitas; a aba Fichas de visita mostra quem está sem ficha.

Próximos passos

• Cadastre leads, mude etapas e marque a primeira visita no tutorial de leads e funil de vendas.
• Faça o sistema criar tarefas sozinho no tutorial de cadência e automações do funil.
• Distribua contatos aos corretores no tutorial de listas de atendimento e meu painel.
• Defina quem recebe cada lead no tutorial de rodízio de leads e leia o guia rodízio de leads na imobiliária.