Tutorial: conciliação bancária e fechamento do mês na Viniun

Neste tutorial você vai fazer a conciliação bancária na Viniun do começo ao fim: importar o extrato do banco, casar cada linha com o que está lançado, criar regras para o que se repete e, no fim do mês, conferir o checklist, mandar o arquivo ao contador e travar a competência. Também mostramos a lixeira e os cadastros do financeiro. Leva uns 15 minutos na primeira vez. Quem faz: o dono, o gerente ou o financeiro, com permissão no módulo de conciliação e no financeiro.

Este tutorial aprofunda dois passos do tutorial do financeiro da imobiliária. As telas são da conta de demonstração da Viniun, com dados fictícios. Nada foi importado, gravado ou fechado: os botões finais estão só marcados.

O que você precisa antes de começar

• Plano com o módulo Financeiro e a conciliação liberada no seu perfil.
• A conta bancária cadastrada em Financeiro > Contas & Caixa.
• O extrato baixado no site do banco (OFX é o mais seguro).
• O plano de contas com as categorias que a imobiliária usa.

Passo 1: importe o extrato para a conciliação bancária

No menu FINANCEIRO, abra Conciliação Bancária e clique em Importar extrato. Escolha a conta e o arquivo baixado no banco. Se o mesmo movimento vier em dois arquivos, a Viniun ignora a repetição.

1. Importar extrato do banco — a janela que recebe o arquivo do banco.
2. Conta bancária — a conta a que o extrato pertence. Cada conta tem a sua conciliação.
3. Arquivo do extrato — escolha o arquivo no computador.
4. Formatos — OFX, CSV, XLSX ou PDF, até 20 MB. O PDF tem que ser o do banco, não um print.
5. Importar — lê o arquivo e cria a lista para conferir. Na demonstração não importamos.

Passo 2: confira o extrato linha a linha

Na lista de extratos, clique em Conferir. Cada cartão mostra, à esquerda, a linha do banco e, à direita, o que existe no sistema. O que a Viniun já casou sozinha aparece como "Conciliado automático"; o resto fica "A conferir".

Para cada linha pendente: clique na sugestão certa, procure outro lançamento pela descrição, crie um lançamento novo ou ignore a linha.

1. Conta, período e andamento — quantas linhas do extrato já foram conferidas.
2. No extrato do banco — descrição, data e valor como vieram do banco.
3. No sistema — o lado da Viniun: o lançamento casado ou as opções para casar.
4. Sugestão — lançamento parecido, com o percentual de semelhança. Um clique casa as duas linhas.
5. Procurar lançamento por descrição — quando a sugestão não é a certa, digite duas letras ou mais e escolha.
6. Criar lançamento — para o que ainda não está no sistema, como uma tarifa (Passo 3).
7. Ignorar — tira a linha da conciliação, por exemplo uma transferência entre contas suas.
8. Ver todas as linhas — mostra também as já conferidas. Por padrão a tela mostra só as pendentes.
9. Concluir — marca o extrato como conciliado. Só libera quando não sobra linha pendente.

Passo 3: crie o lançamento que faltava

Em Criar lançamento, a Viniun usa a data e o valor do banco. Escolha a categoria e, se quiser, o centro de custo. O lançamento já nasce pago e conciliado.

1. Linha do banco — descrição, valor e data que vão para o lançamento.
2. Descrição — em branco, usa a descrição do banco.
3. Categoria (plano de contas) — define onde o valor aparece na DRE.
4. Centro de custo — opcional: separa por área ou filial.
5. Criar lançamento — grava já pago e conciliado. Na demonstração não gravamos.

Passo 4: desfaça um casamento errado

Clique em Ver todas as linhas para ver o que já foi conciliado. Se a Viniun ou alguém da equipe casou a linha com o lançamento errado, use Desfazer conciliação: a linha volta para "A conferir". Linha ignorada volta com "Voltar para pendente".

1. Conciliado automático — a Viniun casou sozinha pelo valor e pela data.
2. Desfazer conciliação — separa a linha do lançamento e devolve para conferir.
3. Ver só as pendentes — volta a mostrar só o que falta conferir.

Passo 5: veja as regras de conciliação

Clique em Regras na tela de conciliação. As regras cuidam do que se repete todo mês: tarifa, IOF, DAS, rendimento, anúncios, portais. Quando a linha do banco não tem lançamento parecido e a descrição tem o texto da regra, a Viniun já cria o lançamento pago na categoria certa.

1. Regra — o nome que você deu. Clique para editar.
2. Quando a descrição tiver — o texto procurado na linha do banco, sem diferença entre maiúscula e minúscula. Para aceitar mais de um texto, use uma expressão entre barras, como /GOOGLE|FACEBOOK/.
3. Para — Entradas, Saídas ou Ambos.
4. Situação — Ativa ou Desligada.
5. Nova regra — cadastra uma regra (Passo 6).

Passo 6: cadastre uma regra nova

Em Nova regra, dê um nome, informe o texto que aparece no extrato e escolha a categoria. No exemplo, toda saída com "TARIFA PIX" vai para Tarifas bancárias e juros.

1. Nome da regra — obrigatório, para você achar depois.
2. Texto ou expressão — obrigatório. Um texto contido na descrição ou uma expressão entre barras, como /^PIX .* ALUGUEL/.
3. Só para — limita a Entradas ou Saídas.
4. Lançar na categoria — a categoria do plano de contas que a linha recebe.
5. Centro de custo — opcional.
6. Regra ativa — desmarque para pausar a regra sem apagar.
7. Cadastrar — grava a regra. Na demonstração não cadastramos.

Passo 7: confira o checklist do fechamento do mês

Em Fechamento do mês, escolha a competência. A Viniun resume o resultado em uma frase e confere cinco pontos. Cada item com alerta é clicável e leva direto à tela onde resolver.

1. Competência — o mês que você vai fechar. Abre no mês anterior.
2. Resumo — receitas, despesas, resultado e margem do mês.
3. Extratos do mês conciliados — depende dos Passos 1 a 4.
4. Contas do mês baixadas ou renegociadas — contas sem baixa. Dê baixa no que foi pago ou faça acordo do atrasado.
5. Repasses do mês pagos — aluguel que entrou e ainda não foi repassado ao proprietário.
6. Fechar o mês — trava a competência: nada mais entra nem sai dela. O botão mostra quantas pendências restam. Na demonstração não fechamos.

Passo 8: exporte para o contador

Mais abaixo, escolha o formato e baixe o arquivo do mês. Ele traz os lançamentos pagos em débito e crédito, com o código contábil de cada categoria e conta. Cadastre esses códigos no plano de contas e nas contas antes de exportar.

1. Exportar para o contador — o arquivo que o escritório de contabilidade importa.
2. Formato — Planilha (CSV) ou Texto para Domínio / Questor / Alterdata.
3. Baixar arquivo do mês — baixa o arquivo da competência escolhida.
4. Meses fechados — os meses travados, com o resultado de cada um. Quem pode excluir no financeiro consegue reabrir um mês.

Passo 9: recupere o que foi excluído na lixeira

Em Lixeira do financeiro fica tudo o que foi excluído: lançamentos, contas e caixas, categorias, centros de custo, contas fixas, cobranças, regras de conciliação, maquininhas e itens dos cadastros. Nada some de vez.

1. Lançamentos — cada aba mostra um tipo de item, com a quantidade quando há algo.
2. Regras de conciliação — uma regra apagada no Passo 5 aparece aqui.
3. Lixeira vazia — com itens, cada linha mostra quando foi excluído e o botão Restaurar.
4. Contas — volta para a lista de contas do financeiro.

Passo 10: ajuste os cadastros do financeiro

Em Cadastros do financeiro ficam as listas que aparecem nos formulários: formas de pagamento, tipos de conta, itens da fatura de locação, tipos de garantia, motivos de estorno, cancelamento e rescisão, e etiquetas. O padrão já vem pronto; renomeie, desative ou crie os seus.

1. Formas de pagamento — como o dinheiro entra ou sai.
2. Itens da fatura de locação — os itens do boleto do aluguel, com para quem vai o dinheiro e a categoria.
3. Item padrão — os itens que já vêm prontos.
4. Renomear — troca o nome que aparece nas listas.
5. Desativar — tira o item das listas sem apagar o histórico.
6. Novo item — o nome da sua opção, como "Pix Banco Exemplo".
7. Funciona como — de qual forma padrão ela é, para os relatórios entenderem.
8. Adicionar — cria o item. Na demonstração não adicionamos.

Quais são as dicas e os erros mais comuns?

• Concilie toda semana. Extrato de um mês inteiro demora mais para conferir.
• Prefira OFX. CSV e PDF dependem do layout do banco; o OFX vem padronizado.
• Crie regra para o que se repete. Tarifa e rendimento todo mês não precisam de clique.
• Transferência entre contas suas: ignore a linha, não crie despesa.
• Feche o mês só depois do checklist verde e de mandar o arquivo ao contador.

Próximos passos

• Tutorial: financeiro da imobiliária
• Tutorial: DRE, fluxo de caixa e orçamento
• Tutorial: Viniun Pay, cobranças e acordos
• Tutorial: faturas e repasses de aluguel
• Guia: sistema de locação para imobiliária