Tutorial: DRE e fluxo de caixa da imobiliária, com orçamento

Neste tutorial você vai ler a DRE e fluxo de caixa da imobiliária na Viniun e montar o orçamento do ano. Também mostramos o balancete, a comparação entre períodos, os recebíveis em atraso e dois atalhos das contas a pagar e a receber: baixa em lote e rateio entre centros de custo. Leva uns 15 minutos. Quem faz: o dono, o gerente ou o financeiro, com permissão em Relatórios financeiros, Contas a pagar e Contas a receber.

O cadastro de contas, a baixa com comprovante e o painel do financeiro estão no tutorial do financeiro da imobiliária. As telas são da conta de demonstração da Viniun, com dados fictícios. Nada foi salvo, baixado ou rateado: os botões finais estão só marcados.

O que você precisa antes de começar

• Plano com o módulo Financeiro.
• O plano de contas com as categorias da imobiliária.
• Centros de custo cadastrados, para o rateio.
• Lançamentos com baixa: a DRE por caixa só mostra o que foi pago ou recebido.

Passo 1: abra os relatórios de DRE e fluxo de caixa

No menu FINANCEIRO, abra DRE / DFC / Orçamento. A DRE gerencial mostra o resultado do ano mês a mês. Cada grupo abre nas suas categorias; as últimas linhas trazem receita líquida, margem de contribuição e o resultado.

1. DRE — a primeira aba. As outras são fluxo de caixa, balancete, orçamento, comparação, recebíveis, extrato por conta, proprietários e comissões por corretor.
2. Ano — o ano da DRE.
3. Regime — Caixa (o que entrou e saiu) ou Competência (o que é do mês).
4. Ano anterior — cada cartão compara com o mesmo número do ano passado.
5. Grupo — clique para abrir ou fechar as categorias do grupo.
6. Sem categoria — lançamento sem categoria. Corrija para ele ir para a linha certa.
7. Resultado (lucro/prejuízo) — o que sobrou em cada mês e no ano.
8. Exportar CSV — baixa a DRE centavo a centavo. A tabela mostra valores curtos, como R$ 12,3 mil.

Passo 2: projete o fluxo de caixa

Na aba Fluxo de caixa, cada mês mostra saldo inicial, entradas, saídas e saldo final. Ligue Incluir contas em aberto para somar o que ainda vai vencer e ver o saldo previsto até dezembro.

1. Incluir contas em aberto — troca o realizado pela projeção.
2. Entradas no ano — o que entrou, mais o que vai entrar na projeção.
3. Saídas no ano — o que saiu, mais o que vai sair.
4. Geração de caixa — entradas menos saídas.
5. Saldo final previsto — o saldo esperado no fim do ano.
6. Sobra do mês — quanto o mês deixou de positivo ou negativo.
7. Acumulado — a soma das sobras desde janeiro.
8. Saldo final — o saldo da imobiliária no fim de cada mês.

Passo 3: planeje o orçamento mês a mês

Na aba Orçamento, em Planejar (mês a mês), a grade cruza as categorias do plano de contas com os meses. Digite direto nas células e clique em Salvar: só os meses alterados são enviados.

1. Ano — o ano do orçamento.
2. Realizado por — caixa ou competência, para a comparação.
3. Planejar (mês a mês) — a grade de valores.
4. Orçado × realizado — a comparação (Passo 4).
5. Categoria — cada linha é uma categoria, de despesa ou receita.
6. Célula — o valor planejado para o mês.
7. CSV — baixa o orçamento em planilha.
8. Salvar — grava o que mudou; o número mostra quantas células. Na demonstração não salvamos.

Passo 4: compare o orçado com o realizado

Em Orçado × realizado, cada categoria mostra o planejado para o ano, o que de fato aconteceu, a diferença e o desvio em percentual. Categoria sem orçamento aparece com traço no orçado.

1. Orçado × realizado — a aba da comparação.
2. Orçado no ano — a soma do que foi planejado.
3. Realizado — o que aconteceu, por caixa ou competência.
4. Diferença — realizado menos orçado.
5. Desvio — a diferença em percentual.
6. Categoria orçada — gasto abaixo do planejado aparece negativo.
7. Categoria sem orçamento — preencha na grade para acompanhar também.

Passo 5: confira o balancete

Na aba Balancete, escolha o período e o regime. A tela mostra saldo inicial, débitos, créditos e saldo final de cada conta bancária e de cada categoria, e avisa se débitos e créditos conferem.

1. Período — De e Até.
2. Regime — Caixa, pelo que foi pago e recebido, ou competência.
3. Resultado — receitas menos despesas do período.
4. Débitos × créditos — "Conferem" quando os lançamentos fecham.
5. Contas financeiras — caixa e bancos, com D para débito e C para crédito.
6. Plano de contas — o resultado por categoria, com o código contábil.
7. CSV — planilha para o contador.
8. PDF — o balancete para imprimir ou enviar.

Passo 6: compare dois períodos

Em Comparar períodos, escolha o período base e o outro período. A Viniun mostra receitas, despesas e resultado lado a lado e, na tabela, a diferença por categoria.

1. Período base — De e Até do primeiro período.
2. Comparar com — De e Até do segundo.
3. Receitas — total do período, com o valor anterior e a variação. Ao lado, as despesas.
4. Resultado — o resultado e a variação.
5. Diferença — em reais, por categoria.
6. Variação — em percentual.
7. Exportar CSV — baixa a comparação.

Passo 7: veja quem deve e há quanto tempo

Em Recebíveis em atraso, o que falta receber vem separado por tempo de atraso. Abaixo, os inquilinos com mais valor em aberto.

1. A vencer — o que ainda não venceu.
2. 1 a 7 dias — atraso recente. Há também 8 a 30 dias.
3. 31 a 60 dias — atraso que pede acordo. Ao lado, mais de 60 dias.
4. Total — em aberto e já vencido.
5. Quem deve — os 100 inquilinos com mais valor em aberto.
6. Vencido — quanto já passou do vencimento.
7. Total em aberto — vencido mais a vencer.

Passo 8: selecione várias contas para dar baixa

Em Contas a receber (ou a pagar), marque as linhas que já foram pagas. Aparece a barra com quantas foram selecionadas e o total.

1. Seleção — a caixa de cada linha.
2. Dar baixa em lote — abre a baixa de todas de uma vez (Passo 9).
3. Limpar — desfaz a seleção.
4. Exportar — baixa a planilha com tudo do filtro.
5. Acordos — os acordos de dívida.
6. Contas fixas — o que se repete todo mês.

Passo 9: dê baixa em lote

Na baixa em lote, cada conta é baixada pelo valor dela. Informe a data, a conta e a forma de pagamento. O comprovante é um só e fica anexado em cada lançamento.

1. Quantidade — quantos lançamentos entram.
2. Total — a soma do que vai ser baixado.
3. Data do pagamento — o dia em que o dinheiro entrou ou saiu.
4. Conta usada — em branco, usa a conta de cada lançamento.
5. Forma de pagamento — Pix, boleto, cartão, dinheiro ou transferência.
6. Comprovante — PDF ou imagem, até 10 MB, anexado em todos.
7. Confirmar baixa — registra os pagamentos. Na demonstração não confirmamos.

Passo 10: rateie uma despesa entre centros de custo

Em Contas a pagar, o botão Ratear entre centros de custo divide uma despesa entre áreas. No exemplo, a contabilidade fica 60% no administrativo e 40% na locação. Assim o resultado por centro de custo fica certo.

1. Despesa — a conta e o valor que serão divididos.
2. Centro de custo — a área que recebe a parte.
3. Percentual — a fatia daquele centro.
4. Centro — adiciona outra linha.
5. Soma — precisa fechar 100%. Sem linhas, vale o centro do próprio lançamento.
6. Salvar rateio — grava a divisão. Na demonstração não salvamos.

Quais são as dicas e os erros mais comuns?

• Sem categoria, a DRE erra. Corrija os lançamentos "Sem categoria" antes de fechar o mês.
• Use a projeção do fluxo de caixa para ver mês ruim com antecedência.
• Faça o orçamento em janeiro e confira o orçado × realizado todo mês.
• Débitos e créditos não conferem? Procure baixa sem conta ou lançamento sem categoria.
• Baixa em lote só para contas pagas no mesmo dia e na mesma forma. Se não, dê baixa uma a uma.

Próximos passos

• Tutorial: financeiro da imobiliária
• Tutorial: conciliação bancária e fechamento do mês
• Tutorial: Viniun Pay, cobranças e acordos
• Tutorial: comissões e regras de comissão
• Tutorial: relatórios da imobiliária