Tutorial: painel da secretária e do administrativo na Viniun

Este tutorial mostra dois acessos de apoio da imobiliária na Viniun: o painel da secretária (recepção) e o painel administrativo-financeiro. Você vai ver o que cada um enxerga, o que fica de fora e as telas do dia a dia: chaves e chamados na recepção; financeiro, repasses, locação e a base de leads no administrativo. A leitura leva uns 12 minutos.

As telas são da conta de demonstração da Viniun, com dados fictícios. Nos exemplos, a secretária é a Cláudia e o administrativo é o Mateus.

O que você precisa antes de começar

• Um acesso com a função Secretária / recepção ou Administrativo, criado pelo dono em ADMINISTRAÇÃO › Usuários & Equipe. A pessoa recebe o link pelo WhatsApp e cria a própria senha (veja o tutorial de usuários e permissões).
• As duas funções não entram no rodízio de leads.
• Para o administrativo: o financeiro e a locação da casa já configurados (contas bancárias, contratos).

O que fica só com o dono, para as duas: Usuários & Equipe, Perfis & Permissões, Configuração da Empresa e Parâmetros.

Passo 1: entre no painel da secretária

A secretária cai no mesmo Dashboard, mas os números de leads e visitas contam só o que está em nome dela — por isso, na demonstração, aparecem zerados. O menu é voltado ao apoio: cadastros, chaves, chamados, imóveis e pessoas.

1. Saudação — quem está logado.
2. Novo lead — cadastra quem chegou pela recepção ou ligou na loja.
3. Leads novos no mês — conta só os leads em nome dela. A carteira de cada corretor não aparece aqui.
4. CRM — 15 itens: leads, funil, visitas, tarefas, chamados, transações, chaves, vistorias e outros.
5. PESSOAS — proprietários e clientes.
6. LOCAÇÃO — só os chamados da locação. Contratos, faturas e repasses ficam com o administrativo.

Passo 2: controle as chaves dos imóveis

Em CRM › Controle de Chaves, a recepção registra quem saiu com a chave de qual imóvel e quando devolve. A lista mostra todas as chaves da casa, não só as da secretária. Detalhes no tutorial de transações e chaves.

1. Nova chave — cadastra uma chave e o imóvel dela.
2. Fora agora — quantas chaves estão com alguém neste momento.
3. Atrasadas — passaram do horário combinado de devolução. Cobre primeiro estas.
4. Com quem — quem retirou (corretor, prestador, síndico) e o motivo.
5. Devolveu — registra a devolução quando a chave volta para a loja.
6. Todas as chaves — a lista completa, inclusive as que estão na imobiliária.

1. Nova chave — cadastrar uma chave.
2. Atrasadas — as que já deviam ter voltado.
3. Com quem — quem está com cada chave.

Passo 3: abra e acompanhe os chamados

Em CRM › Chamados / SAC, a secretária registra pedidos e reclamações de clientes e inquilinos e acompanha o prazo de resposta. O mesmo módulo atende os chamados da locação. Veja o tutorial de chamados.

1. Abrir chamado — registra um pedido novo: assunto, cliente, imóvel e prioridade.
2. Fora do prazo — chamados que estouraram o prazo de resposta.
3. Sem responsável — chamados que ninguém assumiu ainda.
4. Responsável — filtra por quem está cuidando.
5. Chamado — número, prioridade, título, cliente e imóvel.
6. Atraso — há quanto tempo o prazo venceu.

1. Abrir chamado — registrar na hora, no balcão.
2. Fora do prazo — o que está atrasado.

Passo 4: entre no painel administrativo-financeiro

O administrativo vê a imobiliária inteira no CRM, como o dono, e tem o financeiro e a locação completos. No primeiro acesso aparece o mesmo “Comece por aqui” do dono, com os passos de configuração da casa.

1. Saudação — quem está logado.
2. Comece por aqui — a lista de configuração da casa, com o progresso.
3. Comissão e financeiro — passo da lista que leva às regras de comissão e ao financeiro.
4. FINANCEIRO — 12 itens: contratos, financeiro, contas a pagar e a receber, caixa, repasses, contas fixas, acordos, fechamento do mês e mais.
5. LOCAÇÃO — 11 itens: contratos, inquilinos, faturas, reajustes, garantias, seguros e importação de contrato.
6. CRM — 13 itens, com todos os leads da casa.

Passo 5: acompanhe o caixa no painel do financeiro

Em FINANCEIRO › Financeiro, o administrativo vê a casa num olhar: saldo, o que entra e sai nos próximos 30 dias, inadimplência e o fluxo de caixa projetado. O tutorial do financeiro mostra os lançamentos.

1. Lançamentos — as abas: Painel, Lançamentos, Contas & Caixa e Comissões.
2. Saldo em contas — o saldo somado das contas ativas.
3. A receber em 30 dias — o que deve entrar no mês.
4. A pagar em 30 dias — o que vence no mês, com o valor já vencido.
5. Inadimplência — o percentual e o valor em atraso.
6. Fluxo de caixa projetado — como o saldo deve andar em 30, 60, 90 ou 180 dias.

1. Saldo em contas — quanto há nas contas.
2. A receber em 30 dias — entradas do mês.
3. A pagar em 30 dias — saídas do mês.

Passo 6: confira os repasses ao proprietário

Em FINANCEIRO › Repasses, o administrativo vê, por proprietário e mês, o aluguel recebido, a taxa de administração e o líquido a repassar. O passo a passo está no tutorial de faturas e repasses.

1. Novo repasse — lança um repasse avulso.
2. Taxa de administração — o que fica com a imobiliária no período.
3. A repassar — o total líquido dos proprietários.
4. Pagar por Pix — paga o repasse ao proprietário. Confira valor e dados antes: o pagamento é real.
5. Situação — Pendente ou Pago, com a data.

Passo 7: cuide da carteira de locação

Em LOCAÇÃO › Painel da locação, o administrativo vê o que precisa de atenção hoje: atrasos, repasses, reajustes, contratos terminando e garantias vencendo. Veja também o tutorial de reajustes e garantias.

1. Importar contrato assinado — traz um contrato que já existe em PDF para a Viniun (veja o tutorial de importação).
2. Em atraso — aluguéis vencidos, com o total e o número de faturas.
3. Repasses a fazer — o que ainda falta repassar.
4. Reajustes para aprovar — reajustes calculados esperando sua confirmação.
5. Atrasos mais antigos — os inquilinos com mais dias de atraso.

Passo 8: consulte a base de leads completa

Diferente da secretária e do corretor, o administrativo vê todos os leads da imobiliária e o telefone completo, mesmo com a proteção ligada. Use isso para conferir cadastros e documentos, não para atender: o atendimento é do corretor.

1. Total de leads — todos os leads da casa.
2. Telefone completo — o número aparece inteiro para o administrativo.
3. Todos os corretores — filtra os leads de um corretor.
4. Exportar — baixa os leads num arquivo. Por padrão, só gerente e administrativo podem.

Quais são as dicas e os erros mais comuns?

• A agenda da secretária aparece vazia. A agenda segue a regra da carteira: com a função Secretária, ela vê só as visitas em nome dela. Se a recepção precisa marcar e ver as visitas de todos os corretores, use a função Administrativo ou ajuste o acesso com o suporte.
• Nenhuma das duas tem o Inbox. Quem conversa com o cliente pelo WhatsApp é o corretor. Libere o Inbox em Perfis & Permissões se a recepção também atender.
• Prefira Administrativo para quem cuida de dinheiro: a Secretária não vê nada do financeiro.
• Botões como Pagar por Pix movem dinheiro de verdade. Confira antes de clicar.

Próximos passos

• Painel do corretor e painel do gerente
• Painel do captador
• DRE, fluxo de caixa e orçamento
• Conciliação bancária e fechamento do mês
• Guia: sistema de locação para imobiliária