Repasse de aluguel ao proprietário atrasado: como a imobiliária automatiza e para de ir parar no Reclame Aqui

O repasse de aluguel ao proprietário atrasou e o telefone não para: “o inquilino já pagou?”, “cadê o meu dinheiro?”, “por que caiu menos esse mês?”. Do lado da administradora, a cena é conhecida — baixa feita à mão, planilha de repasses, extrato que só quem montou entende e um funcionário que sabe de tudo e saiu de férias. Quando o proprietário cansa de perguntar, ele reclama em público.

Este artigo mostra o que diz a lei sobre a prestação de contas, o que o proprietário quer ver no extrato, como organizar o repasse para ele sair no dia certo e como automatizar o processo.

Por que o repasse de aluguel ao proprietário atrasa?

Quase nunca é falta de dinheiro: é processo manual. O aluguel entra, alguém precisa perceber, dar baixa, calcular a taxa, descontar o que foi para o condomínio, montar o extrato e fazer o Pix — tudo à mão, para cada imóvel.

As causas mais comuns:

• Baixa manual do pagamento: enquanto ninguém confere o extrato do banco, o sistema não sabe que o inquilino pagou.
• Planilha paralela de repasses: o financeiro copia valores de um lugar para outro e erra a taxa ou o mês.
• Itens misturados na mesma fatura: aluguel, condomínio e IPTU chegam juntos, mas só o aluguel é do proprietário.
• Coproprietários: dois ou três donos, cada um com uma fração e uma chave Pix diferente.
• Uma pessoa só sabe fazer: o processo para quando ela falta.

Basta buscar “repasse de aluguel” no Reclame Aqui para ver o padrão. Os títulos se repetem: atraso no repasse “e falta de posicionamento da imobiliária”, “falta de transparência em repasses”, repasse atrasado “após compensação bancária”. Em boa parte deles, o problema não é só o atraso: é o proprietário não saber o que aconteceu.

Qual é o prazo do repasse de aluguel ao proprietário?

A lei não fixa um dia: vale o que está no contrato de administração. O que a lei exige é que a administradora preste contas e entregue ao proprietário o que recebeu em nome dele.

A administração de imóvel é um mandato. O Código Civil, art. 668, diz que “o mandatário é obrigado a dar contas de sua gerência ao mandante, transferindo-lhe as vantagens provenientes do mandato”. O art. 667 cobra a “diligência habitual” na execução, e o art. 670 prevê juros sobre as somas que o mandatário devia entregar e usou em proveito próprio. Já a Lei do Inquilinato (Lei 8.245/91), art. 22, VII, deixa a taxa de administração por conta do locador — por isso ela sai do repasse, e não da fatura do inquilino.

Na prática, escreva no contrato de administração uma destas duas regras, sem ambiguidade:

• Dia fixo: “repasse por Pix até o dia 15 de cada mês, desde que o inquilino tenha pago”.
• Prazo após o pagamento: “repasse em até N dias úteis depois da compensação do pagamento do inquilino”.

E diga o que acontece quando o inquilino atrasa: se a imobiliária adianta o aluguel (repasse garantido) ou se o proprietário só recebe depois que o inquilino pagar. Grande parte das reclamações nasce de o proprietário achar que era garantido quando não era.

O que o proprietário quer ver na prestação de contas?

Ele quer entender, em um minuto, quanto o inquilino pagou, quanto ficou com a imobiliária e quanto caiu na conta dele — e quando. Um extrato bom responde a isso sem ninguém precisar ligar.

Extrato confuso	Demonstrativo claro
Só o valor líquido	Aluguel recebido, taxa (com o percentual), outras deduções e o líquido
Sem datas	Data em que o inquilino pagou e data do repasse
Condomínio e IPTU somados ao aluguel	O que foi pago a terceiros aparece separado
Despesa de manutenção “descontada”	Cada despesa com descrição e valor
Um PDF por e-mail quando alguém lembra	Demonstrativo mensal enviado junto com o repasse e disponível num painel
Informe de IR montado na pressa em fevereiro	Informe de rendimentos do ano pronto para baixar

Checklist da prestação de contas mensal

• Competência (mês do aluguel) e imóvel.
• Valor do aluguel recebido e data em que o inquilino pagou.
• Taxa de administração, em reais e em percentual.
• Itens pagos a terceiros (condomínio, IPTU), quando passam pela imobiliária.
• Despesas por conta do proprietário, uma a uma.
• Imposto retido, quando houver.
• Valor líquido, data do repasse e comprovante do Pix.

O inquilino também tem direito a recibo discriminado, “vedada a quitação genérica” (Lei 8.245/91, art. 22, VI). O mesmo cuidado vale para o proprietário: cada valor com nome.

Como organizar o repasse de aluguel ao proprietário para não atrasar?

Faça o repasse nascer do pagamento, e não de uma planilha. Quando a baixa do aluguel acontece, o repasse daquele mês já deve existir, com a taxa calculada e o líquido de cada dono.

1. Uma fatura por mês, com itens discriminados: aluguel do proprietário de um lado, condomínio e IPTU de outro.
2. Baixa automática: boleto e Pix emitidos por uma conta que avisa o sistema quando o inquilino paga.
3. Repasse gerado na baixa, dividido entre coproprietários pela fração de cada um.
4. Dia do repasse no contrato e uma rotina que paga nesse dia.
5. Alçada de aprovação: repasse acima de um valor só sai com a conferência de uma segunda pessoa.
6. Aviso ao proprietário quando o aluguel é pago e quando o repasse é feito.
7. Painel do proprietário com repasses e extrato, para ele consultar sem ligar.

E o Imposto de Renda do proprietário?

O proprietário precisa de um informe com o aluguel do ano, a taxa e o líquido, com os mesmos números que a imobiliária informa à Receita.

Importante: a parte de aluguel do painel do proprietário (contratos, repasses, extrato e informe de IR) aparece quando a imobiliária tem o módulo Locação, contratado à parte. Anúncios, visitas, propostas e relatórios do imóvel à venda ficam disponíveis no portal do cliente.

Imobiliárias que intermedeiam locação entregam a DIMOB à Receita Federal. Do outro lado, o proprietário pessoa física que recebe aluguel de pessoa física apura o imposto mês a mês pelo Carnê-Leão. Se o informe que você entrega não bate com o que você declarou, quem fica com o problema é o seu cliente. Dúvida sobre o caso de cada proprietário é com o contador dele.

Repasse garantido ou repasse depois do pagamento?

As duas formas funcionam; o erro é não deixar claro qual vale.

	Repasse após o pagamento	Repasse garantido
Quando o proprietário recebe	Depois que o inquilino paga	No dia combinado, mesmo com atraso do inquilino
Risco do atraso	Do proprietário	Da imobiliária
Taxa	Normal	Combinada à parte, porque a imobiliária assume o risco
O que escrever no contrato	Prazo após a compensação	Dia fixo e o que acontece na inadimplência

Como a Viniun resolve o repasse de aluguel ao proprietário?

Na Viniun, o repasse nasce da fatura paga, com a taxa e as deduções calculadas, sai por Pix pela conta da imobiliária e o proprietário acompanha tudo num painel próprio, com demonstrativo mensal e informe de rendimentos. O passo a passo está no tutorial de faturas e repasses de aluguel.

Repasses em uma tela, com Pix e demonstrativo

Em Financeiro › Repasses ficam os totais do período (aluguéis, taxa de administração, a repassar e ainda pendente) e cada repasse com as ações. Quando a fatura do inquilino recebe baixa, o repasse do mês é gerado sozinho, só com o que é do proprietário — condomínio e IPTU ficam de fora — e dividido entre os coproprietários pela fração de cada um.

• Pagar por Pix: o Pix sai pela conta Asaas da própria imobiliária para a chave do proprietário, e a baixa só é lançada se o Pix for aceito. Sem conta Asaas ligada, use Registrar repasse feito por fora (TED, dinheiro).
• Repasse automático: vem desligado; você liga na sua conta. Ligado, o repasse sai no dia combinado no contrato (ou alguns dias depois do pagamento, quando não há dia combinado), desde que o inquilino tenha pago.
• Alçada: você define um valor acima do qual o repasse precisa ser aprovado antes de sair.
• Repasse garantido: marcado no contrato, o repasse nasce mesmo antes do pagamento do inquilino.

O proprietário (e a família) avisados

O proprietário recebe no WhatsApp o aviso de aluguel pago e de repasse feito, com o link do painel dele. No contrato, o bloco Quem acompanha o proprietário cadastra filhos, procurador ou contador, cada um com os avisos que quiser receber — e nunca dados do inquilino.

Painel do proprietário: repasses e Extrato/IR

No painel do proprietário, a tela Repasses mostra cada competência, o que ainda vai ser repassado e o que já caiu, com a conta “aluguel menos taxa” à vista. A entrada é pelo link que chega no WhatsApp ou pelo telefone com código, sem senha. Veja o tutorial do painel do proprietário.

Em Extrato / IR, ele vê o ano inteiro e baixa o informe de rendimentos em PDF. O informe só é gerado com o CNPJ e a razão social da imobiliária cadastrados, porque sem fonte pagadora o documento não serve para a declaração.

O que precisa estar pronto: plano com os módulos Locação e Financeiro e o painel do proprietário incluído; os contratos cadastrados (veja o tutorial de importar contrato de locação); um WhatsApp conectado para os avisos; e, para boleto, Pix e baixa automáticos, a conta Asaas da imobiliária ligada (veja o tutorial do Viniun Pay). Sem ela, as faturas viram contas a receber e a baixa é feita por você. A visão geral do módulo está em sistema de locação para imobiliária.

Resumo: repasse no dia e proprietário sem dúvida: como funciona?

• Escreva no contrato de administração o dia ou o prazo do repasse e se ele é garantido.
• Faça o repasse nascer da baixa do aluguel, não de uma planilha.
• Mande o demonstrativo com aluguel, taxa, deduções, líquido e datas.
• Avise o proprietário quando o aluguel for pago e quando o repasse sair.
• Dê a ele um painel com repasses e informe de rendimentos.

Quer parar de responder “já caiu?” no WhatsApp? Crie sua conta e teste grátis com os seus contratos. Os planos estão em planos e preços.