Tutorial: RH, recrutamento e admissão na Viniun

Este tutorial mostra o caminho completo de recrutamento e admissão na Viniun: publicar a vaga, receber e acompanhar candidatos, abrir a admissão digital, conferir os documentos e concluir o cadastro. Também mostra onde fica a ficha de cada colaborador e a folha de pagamento. Publicar uma vaga leva uns 10 minutos; a admissão anda sozinha depois que o candidato recebe o link.

Quem pode fazer: o administrador ou quem tem permissão em RH & Folha, Recrutamento & Seleção e Admissão Digital, no menu ADMINISTRAÇÃO. Para o link da admissão sair pelo WhatsApp, a conta precisa de um WhatsApp conectado. As telas são da conta de demonstração da Viniun, com dados fictícios.

O que você precisa antes de começar

• A descrição da vaga: atividades, requisitos, benefícios, tipo de vínculo e, se quiser, a faixa de remuneração.
• As equipes criadas, para o contratado já entrar na equipe certa (veja o tutorial de equipes e departamentos).
• A lista de documentos que você exige de cada tipo de vínculo (CLT, PJ, autônomo, estágio).
• Um WhatsApp conectado para enviar o link da admissão.

Passo 1: confira os colaboradores em RH & Folha

Em ADMINISTRAÇÃO › RH & Folha fica o cadastro de quem trabalha na imobiliária: cargo, vínculo, data de admissão, salário e situação. Filtre por situação e por vínculo. Em cada linha, o lápis edita, a seta laranja desliga (registra data e motivo e pausa o rodízio da pessoa) e a lixeira exclui o cadastro.

1. Novo colaborador — cadastra alguém direto, sem passar pela admissão digital.
2. Situação — ativos, inativos ou todos.
3. Vínculo — sócio, CLT, PJ, autônomo ou estágio.
4. Coluna Vínculo — como a pessoa trabalha com a imobiliária.
5. Salário — aparece para quem tem salário fixo; corretor autônomo fica com traço.

Passo 2: cadastre um colaborador

Em Novo colaborador, comece pelo campo “Já é uma pessoa cadastrada?”: se a pessoa já existe como corretor ou cliente, escolha ali e aproveite o cadastro. As abas guardam o contrato, as verbas da folha e os dados bancários. Na demonstração, preenchemos sem cadastrar.

1. Já é uma pessoa cadastrada? — busca alguém que já está no sistema, para não duplicar.
2. Nome completo — obrigatório. Ao lado: CPF, e-mail, celular, dependentes, PIS e CTPS.
3. Dados pessoais — a aba aberta.
4. Contrato e vínculo — cargo, vínculo, admissão e equipe.
5. Verbas da folha — salário e o que entra na folha.
6. Bancário / PIX — para onde vai o pagamento.
7. Cadastrar — grava o colaborador.

Passo 3: feche a folha do mês

Em Folha de pagamento ficam salários, descontos e encargos de quem é CLT ou estagiário. Escolha a competência e clique em Ver prévia: confira pessoa por pessoa antes de gravar. Nada vai para o financeiro até você processar. Na demonstração, só marcamos os botões.

1. Competência — o mês da folha.
2. Ver prévia — calcula a folha sem gravar nada.
3. Aviso — lembra que o financeiro só recebe depois do processamento.
4. Rascunho — folha gerada, ainda em conferência.
5. Pago — folha quitada. Há também o status Aprovado.
6. Abrir — mostra a folha pessoa por pessoa.

Passo 4: abra o recrutamento e acompanhe as vagas

Em Recrutamento & Seleção, os números do topo resumem vagas abertas, candidatos, entrevistas, contratados e a taxa de aprovação. A lista mostra cada vaga com vínculo, quantas posições já foram preenchidas, candidatos, faixa e status. Embaixo, o funil de contratação soma todas as vagas.

1. Nova vaga — cria a vaga (Passo 5).
2. Indicadores — vagas abertas, candidatos, em entrevista, contratados, taxa de aprovação e candidatos por vaga.
3. Vaga — clique para abrir. Abaixo do nome, o endereço público e quantas visualizações teve.
4. Status — rascunho, aberta, pausada ou encerrada. Só a aberta aparece na página pública.
5. Funil de contratação — inscrito, triagem, entrevista, teste, aprovado, contratado e reprovado.

Passo 5: publique uma vaga

Em Nova vaga, escreva título, descrição, requisitos e benefícios, e defina vínculo, modalidade, cidade, quantidade e remuneração. Mais abaixo, em Formulário de candidatura, escolha o que pedir: questionário, currículo, vídeo de apresentação gravado pelo celular, CRECI ou portfólio. Nome, WhatsApp e e-mail vão sempre. Em Organização e publicação, escolha a equipe em que o contratado vai entrar, o status e a data de encerramento.

1. Título da vaga — como a vaga aparece na página pública.
2. Descrição — o dia a dia do trabalho. Se pedir vídeo, diga aqui o que o candidato deve falar.
3. Requisitos — ex.: CRECI ativo ou em processo, veículo próprio.
4. Tipo de vínculo — autônomo, CLT, PJ ou estágio.
5. Quantidade de vagas — quantas pessoas você quer contratar.
6. Remuneração — faixa mínima e máxima; marque para mostrar na página pública.
7. Salvar — grava a vaga. Com status Aberta, ela vai para a página pública.

Passo 6: divulgue a vaga e veja o funil dela

Abra a vaga. Copiar link copia o endereço da página pública para mandar em grupos e redes. Incorporar no site copia um código para colar a vaga no seu site. Ao lado ficam as visualizações e o funil só desta vaga; embaixo, a lista de candidatos com contato, CRECI, currículo e etapa.

1. Copiar link — endereço público da vaga.
2. Incorporar no site — código para mostrar a vaga dentro do seu site.
3. Candidatos — lista de quem se candidatou.
4. Visualizações — quantas vezes a página foi aberta.
5. Funil desta vaga — quantos candidatos em cada etapa.

Passo 7: avance o candidato no funil

Clique no nome do candidato. A ficha mostra telefone, cidade, CRECI, disponibilidade, de onde ele veio e a experiência. Mude a etapa no campo Funil e use Agendar entrevista para marcar a conversa.

1. Agendar entrevista — marca a entrevista com data e hora.
2. Disponibilidade — o que o candidato informou, como fins de semana.
3. Origem — site, indicação, LinkedIn, WhatsApp.
4. Funil — troque a etapa: triagem, entrevista, teste, aprovado, contratado ou reprovado.
5. Currículo — o arquivo enviado, quando a vaga pede.
6. Entrevistas — as entrevistas agendadas.

Passo 8: ligue recrutamento e admissão digital

Aprovado o candidato, vá em Admissão Digital. A pessoa preenche a ficha por um link, envia os documentos, aceita os termos e assina o contrato, e já nasce cadastrada no CRM. Em Documentos exigidos, defina o que cada tipo de vínculo precisa anexar e o que é obrigatório.

1. Documentos exigidos — a lista de documentos por vínculo: CLT, PJ, autônomo e estágio.
2. Nova admissão — abre uma admissão (Passo 9).
3. Indicadores — em preenchimento, em análise, aprovadas e concluídas.
4. Pessoa — quando vem de uma vaga, mostra o número da candidatura.
5. Status — convite, em preenchimento, em análise, aprovada, concluída ou cancelada.

Passo 9: envie o link da admissão

Em Nova admissão, preencha nome e WhatsApp, escolha o vínculo e defina como a pessoa nasce no CRM: cargo, equipe e perfil de acesso. Com “Enviar o link pelo WhatsApp agora” marcado, o link sai na hora em que você clica em Abrir admissão. Na demonstração, não abrimos.

1. Nome — quem vai entrar.
2. Telefone (WhatsApp) — é para onde o link vai.
3. Tipo de vínculo — define os documentos exigidos e se a pessoa entra na folha ou em notas de prestador.
4. Enviar o link pelo WhatsApp agora — desmarcado, você copia o link depois.
5. Equipe — ao concluir, a pessoa entra na equipe e no rodízio de leads.
6. Perfil de acesso — o que ela vai poder ver no painel.
7. Abrir admissão — cria a admissão e envia o link.

Passo 10: confira os documentos e conclua

Abra a admissão. No topo aparece o que falta. Em cada documento, o visto aprova e o X recusa (diga o motivo para a pessoa reenviar). Pedir ajustes devolve a ficha ao candidato. Com tudo aprovado, Concluir admissão cria o cadastro no CRM. Ao lado ficam o link do candidato, o contrato e a trilha da contratação.

1. Faltam itens para concluir — o que ainda trava a admissão.
2. Contador — quantos documentos obrigatórios já foram aprovados.
3. Aprovar — aceita o documento.
4. Recusar — devolve o documento para a pessoa enviar de novo.
5. Reenviar link — manda o link de novo ao candidato.
6. Pedir ajustes — pede correções na ficha.
7. Concluir admissão — só libera com tudo aprovado; cria o cadastro no CRM.

Quais são as dicas e os erros mais comuns?

• Vaga em rascunho ou pausada não recebe candidaturas. Confira o status antes de divulgar.
• Peça vídeo de apresentação para vagas de corretor: em um minuto você vê como a pessoa fala com o cliente.
• Ao recusar um documento, escreva o motivo. A pessoa vê e reenvia mais rápido.
• Para encerrar o contrato de alguém, use Desligar em vez de excluir: o histórico fica guardado.
• Revise a lista de Documentos exigidos antes da primeira admissão de cada tipo de vínculo.

Próximos passos

• Tutorial: equipe, usuários e permissões
• Tutorial: escala, plantões e check-in
• Tutorial: metas, ranking e gamificação
• Tutorial: configurar o rodízio de leads
• Tutorial: financeiro da imobiliária