Tutorial: escala e plantões com check-in na Viniun

Neste tutorial você vai organizar a escala e plantões da equipe na Viniun: definir o horário do mês, mandar cada pessoa assinar, escalar o plantão do fim de semana e do stand, configurar o check-in por localização, QR Code ou totem, e acompanhar quem está presente hoje. A escala conversa com o rodízio: sem horário ou sem check-in, o corretor é pulado e não recebe lead novo. Montar a escala do mês leva uns 15 minutos.

Quem pode fazer: o gestor com permissão em Escala & Plantões (menu ADMINISTRAÇÃO) define e cobra as escalas; as regras de check-in ficam em Parâmetros. Cada pessoa da equipe usa Meu horário e check-in, no menu CRM. A escala vai para assinatura pelo WhatsApp, então a conta precisa de um WhatsApp conectado. As telas são da conta de demonstração da Viniun, com dados fictícios.

O que você precisa antes de começar

• A equipe cadastrada, com celular (veja o tutorial de equipe e permissões).
• O endereço da imobiliária, para cadastrar a localização da sede.
• Os horários de cada um e os plantões do mês (loja, stand, sobreaviso).
• Um WhatsApp conectado para enviar a escala e as cobranças.

Passo 1: veja quem está presente hoje

Em ADMINISTRAÇÃO › Escala & Plantões, o primeiro quadro mostra a presença de hoje e quem participa do rodízio. Cada pessoa aparece com o motivo: sem horário para hoje, horário já encerrado ou check-in feito. Se alguém precisa receber leads fora da regra, use Liberar hoje: você escreve a justificativa e ela fica registrada com o seu usuário.

1. Mês — a competência da escala.
2. Minha escala — abre a sua própria escala (Passo 7).
3. Cobrar — avisa quem ainda não declarou a escala do mês. O número mostra quantos faltam.
4. Definir escala da equipe — monta a escala de várias pessoas de uma vez (Passo 3).
5. Pessoa — nome e a situação de hoje.
6. Liberar hoje — libera a pessoa no rodízio do dia, com justificativa.

Passo 2: acompanhe a escala e plantões do mês

Mais abaixo ficam o totem da recepção, os números do mês e a grade com o horário de cada pessoa em cada dia. “P” indica plantão; colunas cinza são fim de semana. Escala assinada aparece com cadeado e não pode mais ser alterada nem apagada.

1. Totem da imobiliária — autorize o computador ou tablet da recepção. Vale até o fim do dia, só na mesma internet, e cada corretor confirma com o próprio e-mail e senha. Ao abrir o totem, a sua sessão de gestor sai daquele aparelho.
2. Indicadores — pessoas com escala, assinadas, aguardando assinatura, horas previstas e quem tem visita sem escala.
3. Aviso — quem tem visita agendada na semana e ainda não declarou a escala.
4. Escala assinada — com cadeado: fechada.
5. Aguardando assinatura — enviada, esperando a pessoa assinar. Há também o rascunho, ainda não enviado.

Passo 3: defina a escala da equipe

Clique em Definir escala da equipe. Marque as pessoas e escolha entre o mesmo horário para todos ou a jornada que já está na ficha de cada um. Ajuste os dias e horários. Marque “Guardar também como jornada semanal” para não cadastrar o horário duas vezes: é ele que vale para o check-in e o rodízio. Na demonstração, não enviamos.

1. Pessoas — quem entra nesta escala. “Marcar todas” pega a equipe inteira.
2. Mesmo horário para todos — você informa o horário uma vez.
3. A jornada de cada um — usa o horário semanal já cadastrado na ficha de cada pessoa.
4. Dia da semana — marque os dias e o horário de início e fim. Os atalhos acima preenchem tudo de uma vez.
5. Guardar como jornada semanal — o horário passa a valer para o check-in e o rodízio.
6. Salvar rascunho — guarda sem enviar.
7. Enviar para assinatura — cada pessoa recebe a escala no WhatsApp e assina.

Passo 4: escale os plantões

Os plantões ficam na tela Plantões (o link aparece na regra do Rodízio de Leads). Escolha pessoa, data, tipo (plantão, stand ou sobreaviso), local e horário e clique em Escalar. Quando há alguém de plantão no dia, só quem está de plantão recebe os leads daquele dia. Na demonstração, não escalamos ninguém.

1. Escalar plantão — pessoa, data, tipo, local (stand, imóvel, loja) e horário.
2. Escalar — grava o plantão.
3. Tipo — plantão, stand ou sobreaviso.
4. Status — previsto, confirmado, realizado ou falta.
5. Falta — a pessoa não compareceu ao plantão.

Passo 5: configure o check-in por localização e QR Code

Em Parâmetros › Presença e check-in, cadastre a sede e as regras. Usar minha localização como sede preenche latitude e longitude (faça isso de dentro da imobiliária). O QR Code impresso na entrada permite o check-in pelo celular, só dentro do raio da sede. Depois de mudar qualquer valor, salve.

1. Usar minha localização como sede — preenche a localização da imobiliária.
2. Imprimir QR do check-in — para colar na entrada.
3. Gerar QR novo — troca o código, por exemplo se o antigo vazou.
4. Exigir escala e check-in — ligado, só recebe lead novo quem tem horário e fez check-in. Leads já atribuídos continuam com quem estão.
5. Check-in atrasado bloqueia o dia — ligado, o atraso só é liberado pelo gestor, com justificativa.
6. Tolerância — minutos de atraso aceitos depois do início da escala.

Passo 6: ajuste o raio e o totem

Na mesma aba, defina com quanto tempo de antecedência o check-in pode ser feito, a distância máxima da sede, a margem de erro aceita do GPS e se o totem da recepção está permitido.

1. Antecedência — quantos minutos antes do início o check-in já vale.
2. Distância máxima — em metros, a partir da sede.
3. Margem de imprecisão — localização com erro maior que isso é recusada.
4. Totem autorizado — liga ou desliga o totem da recepção.

Passo 7: faça o check-in pelo celular

Cada pessoa abre CRM › Meu horário e check-in. Ao chegar, toca em Estou na imobiliária — fazer check-in; a localização só é consultada nesse momento. Ao lado aparecem a situação da escala do mês e os plantões da pessoa.

1. Mês — escolha o mês que vai declarar.
2. Fazer check-in — registra a presença de hoje. Sem sinal, use o totem ou fale com o gestor.
3. Situação — se a escala do mês já foi declarada e assinada.
4. Meus plantões — os plantões escalados no mês.

Passo 8: declare e assine a sua escala

No calendário, clique nos dias em que você atende ou use os atalhos. Ajuste os horários, escreva uma observação se precisar e clique em Declarar e assinar. É essa declaração que monta o plantão do fim de semana e a escala do stand. Na demonstração, não assinamos.

1. Dia marcado — clique para incluir ou tirar o dia; o horário aparece no quadrado.
2. Marcar seg a sex — marca todos os dias úteis.
3. Marcar o mês todo — inclui também os fins de semana.
4. Observações — ex.: “nos sábados atendo no stand”.
5. Total — dias e horas previstas no mês.
6. Declarar e assinar — envia a escala assinada ao gestor.

Quais são as dicas e os erros mais comuns?

• Corretor que não recebe lead? Veja o primeiro quadro da Escala: quase sempre é “sem horário para hoje” ou check-in não feito.
• Cadastre a localização da sede de dentro da imobiliária. Feito de casa, o raio fica no lugar errado.
• Use Cobrar no começo do mês: quem não declarou a escala recebe o aviso.
• Escala assinada não muda. Se precisar corrigir, combine com a pessoa antes de enviar.
• Liberar hoje é exceção: a justificativa fica registrada com o seu nome.

Próximos passos

• Tutorial: configurar o rodízio de leads
• Tutorial: RH, recrutamento e admissão
• Tutorial: metas, ranking e gamificação
• Tutorial: configuração da empresa e parâmetros
• Guia: rodízio de leads na imobiliária