Tutorial: aprovações e auditoria, alertas e checklists na Viniun

Este tutorial reúne as telas de controle da imobiliária na Viniun: aprovações e auditoria, alertas internos, a Central de Notificações e os checklists da rotina. Você vai ver como decidir descontos e comissões fora da tabela, descobrir quem mudou o quê, definir em que horário o sistema pode falar com os clientes e montar a lista de tarefas do plantão. Ajustar tudo leva uns 20 minutos.

Quem pode fazer: o administrador ou o gestor com permissão em cada item do menu ADMINISTRAÇÃO (Aprovações, Auditoria, Alertas, Central de Notificações e Checklists). Os avisos ao cliente saem pelo WhatsApp conectado da conta. As telas são da conta de demonstração da Viniun, com dados fictícios.

O que você precisa antes de começar

• Decidir quanto de desconto e de comissão fora da tabela o corretor pode dar sem pedir.
• O horário em que a imobiliária aceita mandar mensagem ao cliente (ex.: das 8h às 20h, de segunda a sábado).
• A rotina do plantão que você quer cobrar todo dia, item por item.
• Um WhatsApp conectado, para os avisos automáticos saírem.

Passo 1: decida as aprovações pendentes

Em ADMINISTRAÇÃO › Aprovações param os descontos e as comissões acima do limite até alguém decidir. Cada linha mostra o que foi pedido, quanto foge da regra, o valor de antes e o de depois, quem pediu e quando. No topo aparecem também os corretores parceiros esperando aprovação para entrar na sua rede. Na demonstração, não decidimos nada.

1. Corretores parceiros aguardando — quem pediu para fazer parceria; “Analisar” abre o cadastro.
2. Pendentes — o que espera decisão.
3. Decididas — o histórico do que já foi aprovado ou recusado.
4. Quanto foge — o tamanho do desconto ou da diferença na comissão.
5. Pedido — o que foi pedido, de quanto para quanto, quem pediu e quando.
6. Aprovar — libera o desconto ou a comissão.
7. Recusar — nega o pedido.

Passo 2: defina os limites de aprovação

Na aba Limites, diga até onde o corretor resolve sozinho. Os limites nascem desligados: ligar no meio de uma negociação trava o negócio sem aviso, então ligue quando a regra da casa estiver decidida.

1. Limites — a aba das regras.
2. Aviso — lembra que os limites começam desligados.
3. Comissão fora da tabela — diferença, em pontos percentuais, sobre a comissão padrão.
4. Desligada — marque para ligar a regra.
5. O corretor resolve sozinho até — acima desse percentual, o pedido vem para Aprovações.
6. Desconto sobre o valor anunciado — a mesma regra para desconto na proposta.

Passo 3: feche o ciclo de aprovações e auditoria: veja quem mudou o quê

A Auditoria mostra quem criou, alterou ou excluiu algo em imóveis, propostas, contratos, comissões, pessoas, lançamentos financeiros, repasses, parceiros e edifícios, com data, hora e o endereço de internet de onde veio. Nas alterações, aparece o valor antigo riscado e o novo ao lado.

1. Onde — escolha a área: imóveis, propostas, contratos, comissões, pessoas e outras.
2. O quê — criou, alterou ou excluiu.
3. Nº do registro — veja tudo o que aconteceu com um item só.
4. Registro — os campos gravados e, à direita, quando e de onde.
5. Autor — quem fez. “Sistema” é uma rotina automática.

Passo 4: acompanhe os alertas internos

Em Alertas ficam os avisos da imobiliária para a equipe: lead quente sem retorno, visita amanhã, contrato vencendo, aluguel em atraso. Novo alerta pede título, tipo, prioridade e mensagem. O visto verde na linha marca o alerta como lido.

1. Novo alerta — cria um aviso interno.
2. Tipo — info, aviso ou urgente.
3. Prioridade — baixa, média ou alta.
4. Urgente — o que pede ação logo.
5. Não lido — ainda ninguém marcou como lido.

Passo 5: defina as janelas de envio

A Central de Notificações decide quando o sistema pode falar com as pessoas. Na aba Janelas de envio, escolha o horário e os dias. Mensagem fora da janela não some: ela espera e sai quando a janela abrir, aos poucos, para não disparar tudo de uma vez. Pausar tudo segura todos os envios até você retomar.

1. Pausar tudo — interrompe os envios; o botão vira “Retomar envios”.
2. Janelas de envio — a aba aberta.
3. Horário e dias — das, até e os dias da semana em que pode enviar.
4. Equipe no mesmo horário — desmarque se o corretor pode ser avisado fora da janela do cliente.
5. Fora do horário — guardar e enviar depois (recomendado) ou descartar.
6. Espalhar envios — em quantos minutos a fila sai. Ao lado, o máximo por lote.

Passo 6: ligue e desligue as automações

Na aba Automações está cada mensagem automática, separada por público: cliente, equipe e transacional. Ali estão lembretes de visita, régua de cobrança, NPS, avisos ao proprietário e muitos outros. A caixa “Ativa” liga ou desliga na hora. As transacionais, como código de acesso, nunca desligam.

1. Automações — a aba das mensagens automáticas.
2. Público — cliente, equipe ou transacional.
3. Automação — nome e se respeita a janela ou envia na hora.
4. Ajustar — abre a janela própria e o texto (Passo 7).
5. Ativa — desmarcada, a mensagem para de sair.

Passo 7: ajuste o horário e o texto de uma automação

Em Ajustar, decida se a automação respeita a janela geral, dê a ela uma janela própria se precisar e troque o texto da mensagem. Deixando vazio, vale a janela da central e o texto padrão do sistema. Na demonstração, não salvamos.

1. Automação — qual mensagem você está ajustando.
2. Respeita a janela — desmarcado, envia na hora, mesmo fora do horário.
3. Janela própria — um horário só para esta mensagem.
4. Texto da mensagem — o seu texto no lugar do padrão.
5. Salvar — grava o ajuste.

Passo 8: confira a fila e o histórico

A aba Fila mostra o que está esperando a janela abrir. O Histórico registra cada tentativa: quando, qual automação, para quem, o que houve e o motivo. Na demonstração tudo aparece como descartado, porque a conta de teste não envia nada de verdade.

1. Fila — mensagens esperando o horário.
2. Histórico — tudo o que o sistema tentou enviar.
3. Filtros — tudo, enviadas, adiadas ou descartadas. Há também busca por telefone.
4. O que houve — enviada, adiada ou descartada.
5. Motivo — por que foi adiada ou descartada.

Passo 9: organize os modelos de checklist

Em Checklists, a aba Meu dia mostra as listas de hoje de cada pessoa; Da equipe mostra as de todos num período; Modelos guarda as rotinas. Um modelo pode gerar a lista sozinho no dia certo ou só quando você mandar. O botão de play gera a lista agora.

1. Abas — Meu dia, Da equipe e Modelos.
2. Novo modelo — cria uma rotina (Passo 10).
3. Modelo — nome, tipo, frequência, quantos itens, horário e para quem.
4. Gera sozinho — a lista aparece todo dia (ou semana) sem você fazer nada.
5. Só quando eu mandar — você gera quando precisar, como na integração de alguém novo.

Passo 10: crie um checklist com foto

Em Novo modelo, dê nome e tipo e diga quando e para quem a lista aparece: frequência, horário de início, até quando cobrar e quem precisa cumprir. Marque Gerar sozinho para o sistema criar a lista e avisar o responsável. Depois, escreva os itens e escolha se cada um é obrigatório, exige foto ou observação. Na demonstração, não criamos.

1. Frequência — todo dia, toda semana e outras.
2. Aparece a partir das — horário em que a lista surge.
3. Cobrar se não fizer até — depois desse horário, o responsável é cobrado.
4. Quem precisa cumprir — todo mundo, uma equipe ou uma pessoa.
5. Gerar sozinho — o sistema cria a lista no dia certo e avisa.
6. Item — a tarefa a marcar, com explicação opcional.
7. Opções do item — obrigatório, exige foto, exige observação e prioridade.
8. Adicionar item — mais uma linha na lista.
9. Criar modelo — grava o modelo.

Quais são as dicas e os erros mais comuns?

• Ligue os limites de aprovação no começo do mês, sem negociações abertas, e avise a equipe antes.
• Na auditoria, use o Nº do registro para ver a história completa de um contrato ou imóvel.
• Prefira “guardar e enviar depois” fora do horário. Descartar faz o aviso simplesmente não acontecer.
• Pausar tudo é para emergência, como um texto errado indo para muitos clientes. Lembre de retomar.
• Checklist com foto obrigatória é a forma mais simples de saber que o plantão abriu do jeito certo.

Próximos passos

• Tutorial: proposta e contrato
• Tutorial: configuração da empresa e parâmetros
• Tutorial: escala, plantões e check-in
• Tutorial: metas, ranking e gamificação
• Tutorial: módulos dinâmicos, equipes e departamentos