Tutorial: assinatura eletrônica e modelos de documentos na Viniun

Neste tutorial você vai usar a assinatura eletrônica da Viniun e os modelos de documentos da sua imobiliária: acompanhar quem já assinou, mandar o link para quem falta, escolher quem coleta as assinaturas dos contratos e montar a sua proposta e o seu contrato com campos que se preenchem sozinhos. Leva uns 20 minutos para deixar os modelos prontos. Quem faz: o dono ou quem administra a imobiliária; o acompanhamento das assinaturas é de quem tem acesso a Contratos.

O caminho da proposta até o contrato assinado está no tutorial de proposta e contrato; aqui o foco é a assinatura e os modelos. As telas são da conta de demonstração da Viniun, com dados fictícios. Nada foi enviado, salvo ou configurado: os botões finais estão só marcados.

O que você precisa antes de começar

• Plano com o módulo de Contratos.
• Perfil de administração para editar modelos e o provedor de assinatura.
• O contrato que a imobiliária já usa, em PDF ou Word, se quiser aproveitar o texto.
• Para provedor externo: conta ativa na Autentique, D4Sign ou ClickSign.

Passo 1: acompanhe a assinatura eletrônica dos documentos

No menu FINANCEIRO, abra Assinatura Eletrônica. Todo documento gerado em propostas, contratos, autorizações, aditivos e laudos aparece aqui, com quantas partes já assinaram.

1. Buscar por título — encontra o documento pelo nome.
2. Título — o documento e, ao lado, o número da proposta quando ela existe.
3. Assinados — quantas partes já assinaram do total.
4. Status — Rascunho, Aguardando ou Assinado.
5. Por — quem coleta as assinaturas: a assinatura própria ou o provedor externo.
6. Ver detalhes — abre quem assinou e quem falta (Passo 2).
7. Configurações — escolhe o provedor dos contratos (Passos 3 e 4).

Passo 2: veja quem falta assinar e copie o link

Em Ver detalhes, cada parte aparece com o papel, o e-mail e a situação. Quem já assinou mostra a data. Para quem está pendente, copie o link e mande pelo canal que a pessoa usa.

1. Documento — o título do que está sendo assinado.
2. Andamento — a situação e quantas partes já assinaram.
3. Parte que assinou — papel, e-mail e a data em que assinou.
4. Parte pendente — ainda não assinou.
5. Copiar link de assinatura — copia o link pessoal daquela parte para você enviar.

Passo 3: escolha quem coleta as assinaturas

Em Configurações, a assinatura própria é o padrão, gratuita e já inclusa. Ligue um provedor externo só se a imobiliária já tem conta nele. A escolha vale para os contratos; propostas e autorizações de captação continuam na assinatura própria.

1. Em uso agora — o provedor que assina os contratos hoje.
2. Assinatura própria — gratuita, com trilha de IP, localização, código por WhatsApp e hash.
3. Autentique — provedor externo (Passo 4).
4. D4Sign — provedor externo.
5. ClickSign — provedor externo.
6. Como a própria funciona — as partes assinam pelo portal da imobiliária, no celular, com data, hora, IP, aparelho, localização quando autorizada, código por WhatsApp e hash SHA-256.

Passo 4: conecte um provedor externo

Clique no provedor para abrir o passo a passo. Cole o token da conta, escolha o ambiente e cole o segredo do webhook. Só dá para usar o provedor nos contratos depois de salvar e testar a conexão.

1. Passo a passo — onde achar o token e como cadastrar o webhook no painel do provedor.
2. Token — a chave da conta da imobiliária no provedor.
3. Teste (sandbox) — o documento fecha no sistema, mas o contrato NÃO é ativado: sem comissão, financeiro ou escritura.
4. Produção — use antes do primeiro contrato de verdade.
5. Segredo do webhook — prova que o aviso veio do provedor. Sem ele, use "Atualizar do provedor" na lista; a Viniun também confere de hora em hora.
6. Endereço de retorno — aparece depois de salvar o token.
7. Salvar — grava o token. Na demonstração não salvamos.
8. Testar conexão — confere se o token funciona.
9. Usar nos contratos — troca o provedor dos contratos. Só libera com o teste aprovado.

Passo 5: abra os modelos de documentos

Em Modelos de documentos ficam a proposta e o contrato da imobiliária, um por negócio: venda, locação, temporada, permuta e administração. A Viniun já traz modelos padrão; você pode subir o seu.

1. Usar o meu modelo — suba a proposta ou o contrato que você já usa, em PDF ou Word.
2. Marcar os campos com IA — deixe marcado para a IA achar onde entram partes, imóvel e valores.
3. Subir o meu documento — escolhe o arquivo. O texto vai para o editor para você conferir.
4. Propostas — os modelos de proposta.
5. Contratos — os modelos de contrato. Em Outros ficam autorização, aditivo e admissão.
6. Negócio — filtra por venda, locação, temporada, permuta ou administração.
7. Campos automáticos — os dados que a Viniun preenche sozinha neste modelo.
8. Editar — abre o modelo no editor.
9. Duplicar (nova versão) — cria uma cópia para mudar sem perder a anterior.
10. Padrão — o modelo que a Viniun escolhe sozinha para aquele negócio.
11. Novo modelo — começa um modelo do zero (Passo 6).

Passo 6: crie um modelo de contrato

Em Novo modelo, dê um nome, diga se é proposta ou contrato e para qual negócio. Suba o arquivo ou cole o texto. As duas ajudas de IA trabalham antes de salvar: uma revisa como um advogado imobiliarista, a outra marca os campos.

1. Nome do modelo — obrigatório.
2. Descrição — quando usar este modelo.
3. Documento — Proposta, Contrato ou outro tipo.
4. Negócio — Venda, Locação, Temporada, Permuta, Administração ou qualquer negócio.
5. Padrão — marca este como o modelo que a Viniun escolhe sozinha.
6. Ativo — desativado some das escolhas.
7. Subir documento — PDF, Word (.docx), HTML ou texto.
8. Revisar com a IA jurídica — aponta riscos e cláusulas que faltam e marca os campos.
9. Marcar com IA — acha nomes, CPF, endereço, valores e datas e sugere o campo de cada um. Você aceita ou desfaz troca a troca.
10. Salvar modelo — grava o modelo. Na demonstração não salvamos.

Passo 7: insira os campos automáticos no texto

Mais abaixo fica o texto do documento. Onde entra um dado, use o campo entre chaves duplas. Clique numa variável da lista à direita e ela entra no cursor. Na hora de gerar, a Viniun troca cada campo pelo dado real; o que faltar aparece em vermelho para corrigir antes de assinar.

1. Texto do documento — obrigatório. Escreva em parágrafos e títulos.
2. Editor — o texto com os campos, como {{partes_vendedores}} e {{valor}}.
3. Variáveis detectadas — os campos que o texto usa. Campo que não existe aparece destacado.
4. Grupos — as variáveis vêm separadas em Partes, Imóvel, Negócio, Proposta, Locação e Temporada.
5. Variável — clique para inserir no cursor. Abaixo, o que ela traz.

Passo 8: confira o modelo no Preview

Na aba Preview, o documento aparece com dados de exemplo em negrito. É assim que ele vai sair para as partes. Confira a qualificação, os valores por extenso e a matrícula antes de salvar.

1. Preview — mostra o documento pronto.
2. Aviso — os campos automáticos aparecem em negrito, com dados de exemplo.
3. Campo preenchido — a qualificação completa da parte entra sozinha.
4. Variáveis — aba com a lista completa de campos e a contagem dos usados.
5. Salvar modelo — grava quando estiver tudo certo.

Passo 9: cadastre um contrato direto

Para um contrato que não passou por proposta, abra Contratos e clique em Novo contrato. Preencha tipo, imóvel, valor e partes. Depois, na lista, envie para assinatura digital ou suba o PDF assinado no papel.

1. Número — em branco, a Viniun gera sozinha.
2. Tipo — Locação definitiva, Temporada, Venda, Compra, Permuta ou Administração de imóvel.
3. Status — Rascunho, Ativo, Encerrado ou Cancelado.
4. Imóvel — obrigatório. Busque pelo código ou endereço.
5. Valor (R$) — obrigatório. Ao lado, início e fim (locação).
6. Cliente — comprador ou inquilino.
7. Proprietário — quem vende ou aluga.
8. Corretor — quem fez o negócio. Ao lado, o captador.
9. Comissão (%) — o percentual do negócio. Ao lado, a taxa de administração da locação.
10. Cadastrar — grava o contrato. Na demonstração não cadastramos.

Quais são as dicas e os erros mais comuns?

• Cadastre matrícula, cartório e CPF no imóvel e nas pessoas. Campo vazio sai em vermelho no documento.
• Teste o provedor com um contrato de teste e mude para Produção antes do primeiro de verdade.
• Duplique para mudar o texto. A versão antiga continua valendo para o que já foi gerado.
• Parte não recebeu o link? Copie o link em Ver detalhes e mande pelo WhatsApp.
• Um padrão por negócio. Assim o corretor não escolhe o modelo errado.

Próximos passos

• Tutorial: proposta e contrato
• Tutorial: importar contrato de locação
• Tutorial: comissões e regras de comissão
• Tutorial: vistoria de imóvel
• Guia: sistema de locação para imobiliária